Tussenpersooncontracten

Afspraken met tussenpersonen worden vastgelegd in tussenpersooncontracten.

Zo kan bijvoorbeeld worden aangegeven of de tussenpersoon zelf de premie int.

Om een tussenpersooncontract in te voeren, is het vereist dat de betreffende relatie bekend is.

Bij het invoeren van een polis is het in alle gevallen verplicht om een tussenpersooncontract te selecteren. Wanneer de verzekeringsmaatschappij een direct writer is (welke dus geen gebruik maakt van tussenpersonen) wordt een maatschappij tussenpersooncontract gebruikt.

Dashboard tussenpersooncontract

Het aanmaken van een nieuw tussenpersooncontract begint met het vastleggen van een relatie van het type ‘Tussenpersoon’.

• Openstaande aanvragen: Dit schermonderdeel toont een overzicht van de openstaande aanvragen voor het aanmaken of wijzigen van een tussenpersoon contract.

• Agenderingen beheren: Oververzicht van alle gebruikerstaken die te maken hebben met het beheer van tussenpersooncontracten. Dit kunnen ook fiatteringstaken zijn.

• Zoeken tussenpersoon (contract): De mogelijkheid om tussenpersoon te zoeken op (deel van) de naam, relatienummer of tussenpersoonnummer.

• Zoeken aanvraag: Aanvragen zoeken op referentienummer, tussenpersoonnummer of -naam.

• Nieuw: De mogelijkheid om een nieuw tussenpersoon(contract) aan te maken.

• Mijn taken: Overzicht van aan de gebruiker toegewezen taken.

Tussenpersooncontract

Na het selecteren van een tussenpersooncontract wordt het tussenpersoon formulier geopend. Dit bevat:

Contactgegevens

Contactgegevens van de tussenpersoon inclusief mailadres, telefoonnummer en AFM-nummer.

Versiegegevens tussenpersoon

Dit onderdeel toont naast het huidige versienummer, de ingangsdatum van deze versie en de huidige status van het tussenpersooncontract ook wanneer en door wie deze versie gewijzigd is.

Contractgegevens

Naast het contractnummer wordt hier ook getoond of de tussenpersoon een serviceprovider is. Door op de link 'Rapportage lopende polissen' te drukken wordt een lijst van lopende polissen die gekoppeld zijn aan deze tussenpersoon getoond.

ADN Berichten

Voorkeuren omtrent het ontvangen van ADN-berichten en het bijbehorende ABZ postbusnummer worden hier getoond.

Digitale documentendistributie

Voorkeuren omtrent het digitaal versturen van documenten en het bijbehorende ABZ of EMS postbusnummer worden hier getoond.

Blokkades

Processen en producten die uitgesloten zijn voor deze tussenpersoon.

Raamcontract(en)

Dit schermonderdeel toont de raamcontracten waaraan deze tussenpersoon is gekoppeld, met de mogelijkheid om een raamcontract toe te voegen.

Ook via raamcontractbeheer is het mogelijk om een tussenpersoon te selecteren. Beide handelingen resulteren in het zelfde, namelijk dat het raamcontract beschikbaar wordt bij het polisbeheer bij de tussenpersoon.

Polisautorisatie

Certigo biedt de mogelijkheid om polissen van een tussenpersoon alleen zichtbaar te maken voor een specifieke groep gebruikers.

Als er bij een tussenpersoon geen autorisatie is ingeregeld valt deze automatisch onder de standaard lees en schrijfrechten.

Een rol kan worden gekoppeld aan een tussenpersoon om bepaalde lees- of schrijfrechten te verlenen aan deze rol.

Toekennen lees en schrijfrechten

Onder het kopje Polisautorisatie kan een specifieke groep toegevoegd worden door op de actie knop “Autorisatie aanmaken” te klikken.

Er verschijnen dan de volgende opties:

• Gebruikersrollen

  • De beschikbare gebruikersgroepen zijn hier te kiezen

• Autorisatie niveau

  • Keuze tussen Lezen en Schrijven. Schrijven is automatisch ook lezen.

Bij leesrechten kunnen gebruikers uit deze groep polissen wel inzien, maar niet muteren. Bij schrijfrechten kunnen personen uit deze groep polissen zowel lezen als schrijven.

Let op. Als op een tussenpersoon leesrechten zijn toegekend aan een specifieke groep dan moeten er ook schrijfrechten worden toegekend. Eventueel aan een andere groep. Anders kan niemand meer polissen muteren van deze tussenpersoon.

Door op de actie knop Autorisatie aanmaken te klikken wordt de autorisatie in het systeem gezet en direct gebruikt door de applicatie. De autorisatie wordt toegepast binnen Offertebeheer, Polisbeheer en Acceptatiebeheer.

Toegekende autorisatie verwijderen

Als polissen van een tussenpersoon niet meer specifiek geautoriseerd hoeven te worden voor een aparte groep gebruikers kan men de autorisatie verwijderen. Klik hiervoor op de link bij de rolbeschrijving en kies vervolgens voor autorisatie verwijderen.

Blokkadehistorie

In de historie van blokkades wordt getoond vanaf wanneer deze tussenpersoon geblokeerd is en eventueel ook deblokkerd.

Polisnummerafspraken

Er is mogelijk om aparte polisnummerafspraken te maken per tussenpersooncontract.

• Naam - deze naam kan door de beheerder zelf worden gekozen. Een herkenbare naam waarin het type afspraak tot uiting komt is aan te bevelen.

• Begindatum - dit is de eerste datum waarop de afspraak actief wordt.

• Einddatum - dit is de laatste datum tot welke de afspraak actief is. Certigo Applicatiebeheer Algemeen Beheer Productdocumentatie

• Template - optioneel kan een template worden gekoppeld aan een nummerafspraak. Of en welke templates beschikbaar zijn wordt vastgelegd in de Certigo Definition Manager.

• Nummerreeks - hier kan een koppeling gelegd worden met een reeds beschikbare nummerreeks die is vrijgegeven voor gebruik. Deze nummerreeksen worden bepaald en vrijgegeven in de Certigo Definition Manager.

• Opmerking - vrije tekst ter verduidelijking van de afspraak

Documenten

Overzicht van documenten gestuurd naar de tussenpersoon, bijvoorbeeld prolongatieborderellen.

Zoeken tussenpersoon(contract)

Tussenpersoon(contract) kan snel worden gezocht via een tussenpersoon(contract)nummer of (deel van) de naam in te voeren. Via Uitgebreid zoeken kan ook gezocht worden op basis van andere criteria, zoals postcode of KvK-nummer.

Veel voorkomende handelingen

Via dit schermonderdeel kunnen door middel van actie links de volgende handelingen worden uitgevoerd:

• Blokkering aanvragen.

• Beëindiging aanvragen.

• Nieuwe versie aanvragen.

Aanmaken taak

Het is mogelijk vanuit hier om een taak aan te maken en deze toe te wijzen aan een bepaalde medewerker, eventueel met extra tekst en een verloopdatum van de taak.

Tussenpersoon Output

Dit webpart toont een overzicht van uitvoer die voor deze tussenpersoon is gegenereerd, getoond op verwerkingsdatum, type en status.

Notities

Dit webpart biedt de mogelijkheid om notities vast te leggen. De notities kunnen naar keuze worden gedeeld met andere gebruikersrollen en voor een beperkte periode zichtbaar worden gemaakt.

Lopende processen

Een overzicht van bedrijfsprocessen die momenteel voor deze tussenpersoon worden uitgevoerd. Getoond worden de status, het proces en het onderwerp.

Audittrail

De audit trail is een overzicht van wijzigingen die aan deze tussenpersoon zijn doorgevoerd. Getoond worden de datum van de wijziging, de aanvrager, de fiatteur en de gebeurtenis.

Versieoverzicht

Elke wijziging die aan een tussenpersoon(contract) wordt aangebracht leidt automatisch tot het aanmaken van een nieuwe versie van het tussenpersooncontract. In dit overzicht worden de diverse versies getoond en is het mogelijk om door middel van een hyperlink (het versienummer) de oude versies van het tussenpersooncontract te raadplegen. Getoond in het overzicht worden het versienummer, de datum en het onderwerp.

Onderliggende tussenpersooncontracten

Een overzicht van tussenpersooncontracten die aan deze tussenpersoon zijn gekoppeld. Getoond worden het tussenpersoonnummer, de naam en de datum waarop de koppeling tot stand is gebracht.

Rappeldossiers

Met een rappel kan men iets bij iemand in herinnering brengen. Een rappel wordt ook wel omschreven als een waarschuwende herinnering, omdat er vaak een negatieve actie kan worden verwacht bij uitblijven van een reactie. Daar komt bij dat, omdat een externe partij geacht wordt actie te ondernemen, een rappel altijd wordt vergezeld van een stuk correspondentie.

Op het gebied van rappelleringen, worden de volgende mogelijkheden geboden binnen Certigo

• Vastleggen van gestandaardiseerde rappelleringsmodellen .

• Het laten starten van een rappelleringsdossier bij een polis, schade, tussenpersooncontract of raamcontract door BackOffice medewerkers.

• Het automatisch laten starten van een Rappeldossier vanuit een Certigo business proces.

• Het automatisch creëren van standaard correspondentie gebaseerd op de timing aangegeven op een lopend rappelleringsdossier.

• Het afsluiten ofwel beëindigen van een Rappeldossier door een medewerker of automatisch door het systeem

• Het inzien van een lopend Rappeldossier en de geplande stappen daarbinnen door backoffice medewerkers.

Rappeleringdossiers worden altijd opgestart vanuit een Rappelleringsmodel . Voor een Rappelleringsmodel wordt vastgelegd voor welk soort business objecten het model bedoeld is. Daarnaast wordt in het model een codelijst opgenomen voor het afsluiten van een dossier volgens dit model).

Een rappelleringsmodel kan handmatig zijn of automatisch. In een automatisch Rappelleringsmodel wordt vastgelegd hoeveel rappelleringsdocumenten uiteindelijk verzonden zullen worden binnen een dossier en wat de tijd is tussen die verschillende documenten. De geplande documenten worden uiteindelijk gegenereerd via het in Certigo vastgelegd OutputType.

Bij een Rappeldossier wordt bijgehouden welke rappels wanneer zijn verzonden en wanneer uiterlijk reactie wordt verwacht aan de hand van het verzonden rappel. Als een Rappeldossier gebaseerd is op een automatisch model verwijst het Rappeldossier ook naar de eerstvolgende geplande stap.

Binnen tussenpersoonbeheer kan nu door het selecteren van de hyperlink ‘Nieuw Rappel Dossier Starten’ een Rappellingsmodel worden geselecteerd. Om een rappellering op tussenpersoonniveau te kunnen starten, dient tenminste één rappelleringsmodel binnen te zijn gedefinieerd. Na het kiezen van de button ‘Start Rapellering’ zullen de ingestelde rappels worden uitgevoerd.

Nieuw tussenpersooncontract

Met behulp van de hyperlink ‘Nieuw tussenpersoon(contract) opmaken’ wordt de procedure voor het vastleggen van een nieuw tussenpersooncontract gestart.

Na het selecteren van de link zal een zoekscherm worden getoond met behulp waarvan een relatie kan worden geselecteerd. De relatie dient de eigenschap ’Assurantieadviseur’ te hebben.

Als een geschikte relatie is geselecteerd, zal het scherm ‘Nieuw tussenpersoon(contract) opmaken’ worden getoond. Het bestaat uit de volgende onderdelen:

Relatiegegevens

De relatiegegevens van de geselecteerde relatie worden getoond, maar kunnen hier niet worden gewijzigd.

Contractgegevens

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om een bovenliggende tussenpersoon toe te voegen of te verwijderen (alleen de link zal worden verwijderd). Hiermee is het mogelijk om een hiërarchie aan te brengen tussen de tussenpersooncontracten.

Bij het aanmaken van een tussenpersoon wordt gecontroleerd of de bovenliggende tussenpersoon actief is; er kan niet worden gekoppeld aan een inactieve tussenpersoon.

Verder moet hier een ingangsdatum worden toegevoegd en vastgesteld of deze tussenpersoon een serviceprovider is.

ADN berichten

Voorkeuren omtrent ADN berichten en het ABZ postbusnummer worden hier vastgesteld.

Servicegegevens

Hier kan worden aangegeven of de tussenpersoon zelf premies incasseert en assurantiebelasting afdraagt.

Productblokkades

In dit onderdeel is het mogelijk om voor de betreffende tussenpersoon producten uit te sluiten. Binnen het onderdeel wordt een overzicht van beschikbare producten getoond. Het aanvinken van een product zorgt voor het blokkeren ervan.

De blokkade vindt plaats op het niveau van de productdefinitie. Dit is de basis waarop de commerciële productvarianten zijn gebaseerd. Het is dus niet mogelijk om een separate commerciële productvariant te blokkeren.

Standaard heeft een contract toegang tot alle productvarianten uit de Certigo Insurance Repository. Een productblokkade geldt vanaf het moment van vastleggen, het is dus niet mogelijk om een productblokkade in de toekomst te plannen.

Op de productblokkades wordt gevalideerd bij de volgende processtappen:

• Nieuwsluiten/bijsluiten

• Importeren

• Overdragen

De geblokkeerde administratieve producten (inclusief alle commerciële productvarianten die op basis van dat product zijn aangemaakt) worden uit alle lijsten gefilterd die worden getoond voor de betreffende tussenpersoon of het betreffende raamcontract.

Aanvraag opmaken

Dit onderdeel bevat een vrij in te vullen opmerkingenveld.

Tussenpersoon blokkeren

Het blokkeren van een tussenpersooncontract gebeurt bijvoorbeeld wanneer geschillen zijn ontstaan tussen de verzekeringsmaatschappij en haar tussenpersoon. De tussenpersoon wordt bijvoorbeeld verdacht van frauduleuze handelingen of heeft zijn certificering nog niet op orde.

Daarnaast kan het zijn dat een verzekeraar nog een slapende portefeuille heeft lopen voor een tussenpersoon waar nog wel mutaties en dergelijke op doorgevoerd kunnen worden, maar waar geen nieuwsluitingen meer voor plaatsvinden.

Om de verschillende scenario’s de ondersteunen vindt een blokkering binnen Certigo Policy dan ook niet plaats door alle handelingen voor een tussenpersoon te blokkeren, maar door voor het betreffende tussenpersooncontract een of meerdere polis processen te blokkeren.

Om het tussenpersooncontract te blokkeren, kiest men voor ‘Blokkering aanvragen’.

In het “Blokkeer Tussenpersoon” scherm kan vervolgens geselecteerd worden voor welke processen de tussenpersoon geblokkeerd wordt, als volgt:

Door de te blokkeren processen aan te vinken wordt het onmogelijk polissen die onder de tussenpersoon geregistreerd staan deze processen te laten doorlopen.

Stel: het proces “Nieuwsluiten” en het proces “Overdragen” worden aangevinkt en vervolgens wordt de blokkering definitief gemaakt.

Gevolg: Er kunnen geen nieuwe polissen meer opgemaakt worden voor de tussenpersoon en ook kunnen er geen polissen meer overgedragen worden naar deze tussenpersoon. Tevens krijgt de tussenpersoon de status “Geblokkeerd".

Om de blokkering weer op te heffen, kan gekozen worden voor ‘Deblokkering aanvragen’ (deze optie wordt alleen getoond bij geblokkeerde tussenpersooncontracten).

Blokkadehistorie

De blokkadehistorie van een tussenpersoon is altijd zichtbaar in het webpart ‘Blokkadehistorie'. Op deze manier is het mogelijk om beter inzicht te krijgen in het verleden van een tussenpersoon, zodat deze informatie kan worden gebruikt bij verdere administratieve handelingen waarbij de betreffende tussenpersoon is betrokken.

Tussenpersoon beëindigen

Wanneer een tussenpersooncontract beëindigd moet worden, kan dit door een beëindiging van het tussenpersooncontract aan te vragen.

Een beëindiging kan pas worden aangevraagd wanneer er geen lopende polissen meer gekoppeld zijn aan het betreffende tussenpersooncontract.

Borderellen

Borderellen zijn overzichten welke de verzekeringsmaatschappij verstuurt aan hun tussenpersonen waarmee de tussenpersonen in staat zijn hun eigen administratie bij te werken.

Een borderel na prolongatie geeft de tussenpersoon een duidelijk overzicht van geprolongeerde polissen en eventuele provisies voor de tussenpersoon.