Schade behandelen
Behandelen schade dossier
Het behandelen van een schadedossier heeft tot doel om alle acties die nodig zijn om een schade af te wikkelen uit te voeren. Na het definitief maken van een schaderegistratie is een dossier toegewezen aan een medewerker of een groep.
Het is mogelijk om handmatig een dossier toe te wijzen aan een andere behandelaar. Kies hiervoor op dossierniveau voor ‘Behandelaar wijzigen’ en selecteer een andere medewerker of groep. Taken die aan de oude behandelaar staan toegewezen zullen worden overgezet naar de nieuwe.
Dossier toevoegen
Wanneer gekozen wordt om een dossier toe te voegen, dan wordt deze toegevoegd aan het incident van waaruit deze actie wordt geïnitieerd en neemt Certigo Claims de specifieke incidentgegevens en de hieraan gekoppelde polisgegevens direct over. Kies hiervoor op incidentniveau voor 'Dossier toevoegen'.
De gebruiker heeft de mogelijkheid een dossier toe te voegen aan het bestaande incident op basis van dezelfde polis, hetzelfde pakket of een ander pakket. Na selectie van een polis zal, op identieke wijze als bij schaderegistratie, dekkingen worden getoond om het nieuwe dossier op te baseren.
Nadat de gewenste dekkingen geselecteerd zijn, wordt door op de knop ‘Dossier toevoegen’ te klikken het dossier aangemaakt.
Schade toevoegen
Op dossierniveau heeft de gebruiker de mogelijkheid om een schade toe te voegen na selectie van de knop 'Schade toevoegen'. Hiermee is het tevens mogelijk om in een dossier meerdere schades op dezelfde dekking te melden. Dit kan bijvoorbeeld handig zijn bij een letseldossier met meerdere slachtoffers waarbij de behandelaar per slachtoffer de schade wil afhandelen.
Nadat op ‘Schade toevoegen’ is geklikt verschijnt het scherm waarin de betreffende dekkingen kunnen worden geselecteerd, waarbij per geselecteerde dekking een extra schade wordt aangemaakt.
Nadat de gewenste dekkingen geselecteerd zijn, wordt door op de knop ‘Schade(s) toevoegen’ te klikken de schade toegevoegd aan het dossier.
Toewijzen en afwijzen
Een schade kan op schadeniveau worden toegewezen of afgewezen.
Wanneer er recht op verdere inhoudelijke behandeling is van de schade kan de schade worden toegewezen. De reden met een toelichting kan worden opgegeven. Middels de knop ‘Toewijzen’ op schade-niveau wordt de schade toegewezen. De status van de schade blijft ongewijzigd.
Wanneer een schade geen recht heeft op een uitkering kan met de knop ‘Afwijzen’ op schade-niveau worden aangegeven dat de schade wordt afgewezen.
Voor beide processen kan in het veld Acceptatie opmerkingen de reden van afwijzing worden omschreven. Aanvullend is een keuzelijst beschikbaar om de reden, via vooraf gedefinieerde coderingen, aan te geven. Bij dit proces blijft de status van het schadedossier ongewijzigd.
Letselschade dossiers
Bij een voorlopig dossier kan op een schade worden vastgelegd dat bij de schademelding is aangegeven dat er sprake is van letsel. Het is bij een definitief dossier aan de toegewezen schadebehandelaar om aan te geven of de schade daadwerkelijk een letselschade betreft.
Specifiek voor letselschades worden extra registratiemogelijkheden en functies geboden.
Voor een letselschade dient specifiek de vorderende partij te worden aangegeven. Deze moet worden geselecteerd op basis van de schaderollen die eerder op de schade zijn geregistreerd.
Er kunnen meerdere soorten letsel opgegeven worden.
Een toelichting worden gegeven
Er kunnen protocollen worden gestart (zoals GBL)
Er kan een TVO monitor worden gestart
Er kan extra letselspecifieke informatie worden opgeslagen, zoals infoblad letsel verstuurd, datum bekendheid letsel etc.
Autoriseren (letsel)schades
Autorisatie van (letsel)schades gebeurt op twee niveaus:
autorisatie algemene letselschade op gebruikersgroepen
autorisatie voor deelportefeuilles
Voor letselschadedossiers wordt er gecontroleerd of de gebruiker tot een groep behoort die geautoriseerd is voor lees- of schrijfrechten.
In tussenpersonen contracten kunnen lees- en schrijfrechten worden gekoppeld aan groepen. Bij inzage en behandeling van polissen en schades die bij dit tussenpersooncontract horen wordt de gebruiker geautoriseerd of deze deze rechten bezit. .
Schadeprotocollen
Als een vorderende partij is vastgelegd kan het te volgen protocol gestart worden voor de schade.
Op basis van de gegevens uit de schade en het dossier wordt gecontroleerd of het protocol toegepast mag worden. Zo kan bijvoorbeeld gecontroleerd worden of het geschatte schadebedrag niet te hoog is voor het protocol.
De startdatum van het protocol is de Datum Bekendheid Letsel. Het systeem staat toe om een nieuw protocol te starten zonder dat lopende protocollen zijn afgerond. Het is aan de schadebehandelaar om, indien gewenst, een lopend protocol handmatig af te sluiten.
Lopende en afgeronde protocollen zijn zichtbaar in het webpart: 'Rappeldossiers'.
Door middel van een notificatie wordt je hieraan herinnert of je voldoet aan je zorgplicht.
TVO monitor
Als een vorderende partij is vastgelegd kan een TVO monitor worden gestart.
Let op: de beschikbaarheid van de vorderende partij gegevens wordt gecontroleerd en niet het juiste moment van het starten van de monitor.
Hierbij wordt er een Excel bestand met de gegevens van de vorderende partij beschikbaar gemaakt - dit kan worden ingelezen in de TVO monitor van Q-Consult.
Vaststellingsovereenkomst
Er kan worden aangegeven of er een vaststellingsovereenkomst opgesteld dient te worden. Daarbij wordt een kostenspecificatie vastgelegd ten behoeve van deze vaststellingsovereenkomst. Deze specificatie bestaat uit een bedrag en een kostenrubriek. Deze kostenspecificatie zal in het letselschade onderdeel worden toegevoegd en kan bestaan uit één of meerdere regels.
Er dient een relatie te geslecteerd te worden die optreedt als belangenbehartiger. De gebruiker zal een keuze worden voorgelegd uit de bestaande relaties op de schade. Deze relatie kan zowel zakelijk als particulier zijn.
Valideren, opslaan en definitief maken dossier
Op dossierniveau kan de gebruiker kiezen voor ‘Dossier valideren’. Certigo Claims zal vervolgens het complete dossier controleren op fouten en onvolledigheden. Wanneer Certigo Claims afwijkingen constateert dan worden deze bovenaan het scherm gemeld.
Binnen validatiemeldingen wordt onderscheid gemaakt tussen twee categorieën:
Foutmelding(en): dit zijn de zogenaamde ‘showstoppers’. Deze meldingen weerhouden Certigo Claims op dit moment ervan de gegevens van het dossier te verwerken en zullen moeten worden opgelost voordat het dossier ka worden opgeslagen.
Waarschuwing(en): deze meldingen weerhouden Certigo Claims op dit moment niet van het verwerken van de gegevens, maar zullen op een later moment tijdens de behandeling van het dossier opgelost moeten worden of dienen ter informatie aan de gebruiker.
Het validatieproces maakt ook onderdeel uit van het proces ‘Dossier opslaan’, wat door de gelijknamige knop op dossierniveau kan worden gestart. Door het dossier op te slaan worden de gegevens in het dossier verwerkt en vastgelegd in Certigo Claims. Wanneer er tijdens het opslaan fouten worden geconstateerd dan worden deze op dezelfde wijze als tijdens het validatieproces weergegeven en zullen deze moeten worden opgelost alvorens het dossier succesvol kan worden opgeslagen.
Melding definitief: door middel van deze knop krijgt het dossier de status ‘Lopend’ en kan het verder door een schadebehandelaar behandeld worden. Bij het definitief maken van de melding kan Certigo Claims het dossier toewijzen aan een geschikte medewerker of groep.
Reserveringen
Een reservering is een vastlegging van de te verwachten uitkeringen op een schade. Er worden bedragen gereserveerd op schades om inzichtelijk te krijgen hoe hoog de te verwachten uitkeringen op de lopende schades op enig moment zijn en wat het verloop in de schade reserveringen is.
Reserveringen zijn op schadeniveau in te zien en te beheren. Bij het registreren van een schade is er altijd een initieel reserve bepaald. De eerste reservering wordt bij het definitief melden van de schade geregistreerd. Door op schadeniveau in het deelvenster ‘Schadelast overzicht’ bij het totaal van reserveringen voor ‘Inzien’ te kiezen komt de gebruiker in het reserveringen scherm.
Het reserveringsscherm bestaat uit een aantal deelvensters:
Schadereservegegevens: hier staat informatie over de laatste versie van de reservering, wanneer en door wie deze is aangemaakt, voor welk bedrag en de valuta waarin de reservering is opgenomen.
Schadereserve specificatie: hier staat een specificatie van de verschillende reserveringsrubrieken waaruit de reservering is opgebouwd.
Schadereserve historie: hier staat een overzicht van alle versies van de reservering die er geweest zijn op deze schade met daarbij de gebruiker die deze versie heeft aangemaakt, de datum, het totaal bedrag, de valuta en of de betreffende versie gespecificeerd was in meerdere reserveringsrubrieken.
De reservering kan aangepast worden door een nieuwe versie van de reservering aan te maken. Dit gebeurt handmatig en geautomatiseerd.
Automatisch
Indien een uitkering is toegevoegd en de reservering was al gevuld stelt Certigo Claims, op basis van de reserveringsrubrieken en overeenkomstige uitkeringsrubrieken, een nieuw reserveringsbedrag voor dat door de behandelaar wordt geaccepteerd of bijgesteld.
Nadat de schade is afgesloten en de reservering nog is gevuld wijzigt Certigo Claims de reservering naar nihil.
Handmatig
Een nieuwe enkelvoudige reservering wordt toegevoegd door het bedrag te vullen, een reserveringsrubriek te kiezen en te kiezen voor opslaan
Een gespecificeerde reservering bestaat uit meer dan één specificatie regel met een bedrag en een reserveringsrubriek
Soms is het handig om de specificatie gegevens van een oude versie van een reservering te gebruiken als startpunt voor een nieuwe versie. Als er bijvoorbeeld na een gespecificeerde reservering enkele uitkeringen zijn gedaan, waarbij de reservering is aangepast naar een enkelvoudige reservering, dan is het mogelijk om een nieuwe versie te baseren op een oudere gespecificeerde reservering.
Kies achter een oude versie op de link ‘Nieuwe versie’. Certigo Claims opent deze versie van de reservering en de gebruiker kan hierin de gegevens aanpassen en kiezen voor opslaan. De reservering wordt als nieuwe versie opgeslagen.
Regres reserveringen
Naast de schade reserveringen kunnen er op een schade ook regres reserveringen worden geregistreerd. Een regres reservering is een reservering voor te verwachten ontvangsten / te verhalen uitkeringen.
Achter het bedrag regres reservering is op dossierniveau ook een snelkoppeling ‘Inzien’ aanwezig, door hierop te klikken komt de gebruiker in het regres reserveringen scherm. Registratie vind op soortgelijke wijze plaats als het registreren van normale reserveringen.
Uitkeringen
Bij uitkeringen worden toegekende schadebedragen geadministreerd. Er kan op twee manieren een uitkering worden gestart: vanuit een bestaande schaderelatie via de link 'Uitkeren' of via de link 'Inzien' achter Totaal uitkeringen en de keuze voor 'Uitkering toevoegen'.
Bij de eerste variant zal de schaderelatie direct op de uitkering zijn geplaatst. Bij de tweede variant dient er eerst gezocht te worden naar de de schaderelatie te selecteren die de uitkering gaat ontvangen.
In het ‘Selecteer een begunstigde’ scherm worden de aan de schade gekoppelde schaderelaties getoond, de binnen het dossier bekende schaderelaties weergegeven en is het mogelijk om nieuwe relaties uit het relatiesysteem te koppelen aan de schade.
Wanneer een schaderelatie wordt geselecteerd die niet al op het betreffende schadeniveau gekoppeld is dan wordt deze automatisch gekoppeld aan dit schadeniveau.
Bij het opmaken van de Uitkering details zijn afhankelijk van de setting claimsEnableSimpleCreateNewPayment. Indien deze actief is wordt er een vereenvoudigd scherm getoond met minder velden. Daarnaast zal het bevestigingsscherm ontbreken: hierdoor zullen de reserveringen automatisch worden bijgewerkt zonder tussenkomst van de gebruiker. Bij het inzien van ingediende uitkeringen worden altijd alle velden getoond.
In het deelvenster ‘Uitkeringsregels’ kan de gebruiker per specificatieregel het bedrag, de betaalrubriek en, wanneer is aangegeven dat over de betreffende specificatieregel wettelijke rente berekend moet worden, rente periode start datum invoeren. Per specificatie kan een eigen rente periode start datum worden meegegeven, zodat bijvoorbeeld herstelfacturen van diverse data in één uitkering kunnen worden gecombineerd.
De Rentespecificatie kan ook in detail worden ingezien. Via ‘Wettelijke rente specificatie’ is de berekening inzichtelijk van de rente waarin ook rekening wordt gehouden met de wijzigingen in actuele rente percentages en, bij renteperiodes groter dan 1 jaar, met rente over rente. De hoogte van deze wettelijke rente is een setting die in het beheer dashboard wordt ingesteld.
Na iedere mutatie van een uitkering krijgt deze een nieuw versienummer, deze wordt getoond in het deelvenster ‘Uitkeringshistorie’.
Helemaal onderaan het scherm is het mogelijk om via de snelkoppeling ‘Schade inzien’ de aan de uitkering gekoppelde schade op een nieuw tabblad te openen. Afhankelijk van de status van de uitkering zijn de volgende functieknoppen terug te vinden:
Laten vervallen: bij een reeds aangemaakte, ter fiattering en tijdelijk opgeslagen uitkeringen heeft dit tot gevolg dat de uitkering de status ‘Vervallen’ krijgt, de gebruiker moet deze actie in het opvolgende scherm wel eerst nog bevestigen
Tijdelijk opslaan: de uitkering wordt door Certigo Claims aangemaakt en opgeslagen met de status ‘In bewerking’, maar nog niet klaargezet voor verwerking door het financiële systeem. Dit biedt de gebruiker de mogelijkheid om naar eigen inzicht op een later tijdstip de uitkering verder te behandelen
Totalen bijwerken: door hierop te klikken werkt Certigo Claims alle bedragen in het scherm bij en geven deze de actuele situatie weer
Bevestigen: hiermee wordt de uitkering opgeslagen en klaargezet voor verwerking door het financiële systeem. Wanneer de uitkering echter een fiatteringslimiet overschrijdt of naar aanleiding van een andere uitvalregel dan wordt deze door Certigo Claims ter fiattering aangeboden aan de daartoe bevoegde gebruiker (beiden in te regelen via Certigo Business Rules).
Nadat een uitkering is bevestigd wordt in het deelvenster ‘Reservering’ een voorstel gedaan voor een nieuwe versie van het reserveringsbedrag. Dit staat uitgebreid beschreven onder Reserveringen.
Ook kan tijdens deze processtap worden aangegeven of de uitkering een slotuitkering is. Een slotuitkering heeft tot gevolg dat de onderliggende schade wordt afgesloten en de reservering op nul wordt gezet, ongeacht wat in het deelvenster ‘Reservering’ is ingevoerd. Bij de vereenvoudigde weergave van de uitkering is dit onder de uitkeringsdetails zelf mogelijk. Een slotuitkering heeft tot gevolg dat de desbetreffende schade, indien mogelijk, wordt gesloten. Bij het sluiten van schade krijgt deze de status aflopend en de uitkerings job zal de schade uiteindelijk sluiten. Vanuit het bevestigingsscherm kan er ook voor worden gekozen om direct het complete schadedossier te sluiten via de checkbox Dossier sluiten. Bij het sluiten van het dossier krijgt deze de status aflopend en de uitkerings of vorderingen job zal het dossier uiteindelijk sluiten.
Nadat ook de nieuwe reservering wordt bevestigd wordt de uitkering opgeslagen en op het bevestigingsscherm kan de keuze worden gemaakt om naar het dossier, de schade of de uitkering te navigeren.
Uitkeringen inzien en bewerken
Gebruikers kunnen op diverse manieren uitkeringen inzien, zoals:
Via een link vanuit een taak
Via een link in een overzicht in een webpart
Vanuit het schadelastoverzicht (via de ‘Inzien’ link achter 'Totaal uitkeringen')
Uitkeringen fiatteren
Wanneer een uitkering uitvalt ter fiattering kan een voor fiatteren geautoriseerde gebruiker zowel vanuit het overzicht ‘Te fiatteren uitkeringen’ op het Certigo Claims dashboard als vanuit een hiervoor gegenereerde taak doorklikken naar een te fiatteren uitkering. Vervolgens wordt het ‘Uitkering overzicht’ getoond.
De fiatteur kan hierin de details van de uitkering nagaan en via de knop ‘Rentespecificatie inzien’ een duidelijker beeld krijgen van het rente bedrag. Ook kan via de snelkoppeling ‘Schade inzien’ de gekoppelde schade in een nieuw tabblad worden geopend.
Door onderaan het scherm te kiezen voor ‘Uitkering bewerken’ verschijnen enkele functieknoppen en krijgt de gebruiker de mogelijkheid om in het deelvenster ‘Fiatterings gegevens’ fiatterings opmerkingen in te voeren.
Met de knop ‘Annuleren’ wordt het fiatteringsproces afgebroken en keert de gebruiker terug naar het Certigo Claims dashboard. Afwijzen wijzigt de status van de uitkering naar ‘Afgewezen’ en de behandelaar van de betreffende schade krijgt hiervan een melding in de takenlijst, zodat deze de uitkering kan corrigeren of laten vervallen. Door op ‘Fiatteren’ te klikken wijzigt de status van de uitkering in ‘Ingediend’ en wordt deze klaargezet voor verwerking door het financiële systeem en de behandelaar van de betreffende schade krijgt hiervan een melding in de takenlijst.
Vorderingen
Via het schadelastoverzicht op dossierniveau kunnen vorderingen in rekening gebracht worden. Uitkeirngen die verhaald worden is een voorbeeld van een vordering. Kies voor ‘Inzien’ achter 'Totaal vorderingen' voor het vorderingenoverzicht.
Vordering aanmaken
Met de knop ‘Vordering toevoegen’ wordt een nieuwe vordering gemaakt. Hierna selecteert de gebruiker een schaderelatie waaraan de vordering in rekening wordt gebracht via 'Relatie selecteren'.
In het ‘selecteer een schuldenaar’ scherm worden de gekoppelde schaderelaties getoond die op het schadedossier en de schade staan geregistreerd. Ook worden de incident bekende schaderelaties weergegeven. Bij het selecteren van een relatie zonder toebedeelde rol wordt via een tussenscherm de mogelijkheid geboden om partij en rol te selecteren (applicatiesetting defaultSideRecovery en defaultRoleRecovery).
Na een klik op de knop ‘Specificatieregel toevoegen’ wordt een vrije invulregel waarin de boekingsbedragen ingevoerd getoond.
Door middel van de knop ‘Uitkeringsregel toevoegen’ wordt een overzicht getoond van de binnen het dossier aangemaakte uitkeringen. Hier kunnen de uitkeringen worden geselecteerd waarvoor de vordering wordt aangemaakt. Als hulpmiddel is in de laatste kolom van het overzicht aangegeven of voor de betreffende uitkering reeds een vordering is aangemaakt en wat het nog niet gevorderde gedeelte is. Door de knop ‘Uitkeringen toevoegen’ te kiezen wordt in de vordering voor iedere geselecteerde uitkering een vorderingsregel aangemaakt. Het is daarna mogelijk om af te wijken van het totaalbedrag.
Nadat de vorderingsregels zijn toegevoegd kunnen de verwerkingswijze en de behandelkosten van de vordering opgegeven worden. Het is mogelijk om de behandelkosten te laten berekenen en in te voeren in de vordering, wat wordt uitgevoerd wanneer de knop ‘Doorrekenen’ wordt gekozen. Door het vinkje ‘Overschrijf berekende behandelkosten’ te selecteren wordt het voor de behandelaar mogelijk om naar eigen inzicht een ander bedrag aan handling fee handmatg in te voeren.
Afhankelijk van de aanwezigheid van de applicatiesetting enableRecoverySummoning wordt de knop getoond en het proces Aanschrijving/In onderhandeling ondersteund. Met de knop ‘Aangeschreven / in onderhandeling’ wordt de vordering opgeslagen, wijzigt de status van de vordering naar ‘Aangeschreven’ en wordt de vordering nog niet aangeboden aan het financiële systeem. Dit biedt de behandelaar de mogelijkheid om vorderingen aan te maken en eerst met de aansprakelijke(n) te onderhandelen over een eventuele betalingsregeling en de vordering nog aan te passen alvorens deze aan het financiële systeem wordt aangeboden.
Meerdere aansprakelijke partijen
Via de applicatiesetting allowMultipleRecoveryAssignees is het mogelijk via Certigo Claims meerdere partijen aansprakelijk te stellen tijdens het vorderen. De schadebehandelaar kan besluiten om één vorderingsbedrag op meerdere personen te verhalen, zodat zij allen hoofdelijk aansprakelijk zijn voor het gevorderde bedrag. Hierbij selecteert de gebruiker bij het maken van de Certigo vorderingsboeking meerdere schaderelaties.
De verwerking in het financieel systeem is afhankelijk van de mogelijkheden van het desbetreffende systeem.
één debiteurenpost met meerdere hoofdelijk aansprakelijke
meerdere debiteurenposten. Let op: de stand debiteuren vorderingen mag maar 1 keer met het vorderingsbedrag opgehoogd worden
De verwerking van ontvangsten op een vordering met meerdere aansprakelijke in Certigo gaat op dezelfde wijze als de verwerking van een vordering op éém aansprakelijke.
Vordering uitstellen
Vorderingen met de status ‘Aangeschreven’ of ‘Boeken geslaagd’ kunnen worden uitgesteld. Hiertoe is het mogelijk om het vinkje bij Uitstelgegevens aan te zetten. De reden van uitstel en de datum Uitstellen tot kan hier worden opgegeven. Klik op ‘Uitstellen’ om de vordering daadwerkelijk uit te stellen.
Aangeschreven vordering afstellen
Niet alle vorderingen die op het dossier in rekening zijn gebracht zullen geïncasseerd worden. Bij wanbetaling kunnen de bedragen worden afgesteld. Na het klikken op ‘Inzien’ achter 'Totaal afgestelde vorderingen' in het Schadelastoverzicht op dossierniveau wordt een overzicht van de vorderingen weergegeven.
In het deelscherm ‘Vorderingen overzicht’ kan op de (referentie)link van de gekozen vordering geklikt worden. In het scherm dat dan geopend wordt kunnen de afstelgegevens ingevoerd worden. Met de knop ‘Afstellen’ is de oorspronkelijke vordering afgesteld.
Boeken geslaagd vordering afstellen
Niet alle vorderingen die op het dossier in rekening zijn gebracht zullen geïncasseerd worden. Bij bijvoorbeeld wanbetaling kunnen de bedragen worden afgesteld. Na het klikken op ‘Inzien’ achter 'Totaal vorderingen' in het Schadelastoverzicht op dossierniveau wordt een overzicht van de vorderingen weergegeven.
In het deelscherm ‘Vorderingen overzicht’ kan op de (referentie)link van de gekozen Boeken geslaagd vordering geklikt worden. In het scherm dat dan geopend wordt kan na selectie van de knop ‘Afstellen’ de afstelgegevens ingevoerd worden.
Bij het afstellen van een Boeken geslaagd kan ook het af te stellen bedrag worden ingevoerd. Deze kan niet hoger zijn dan het totaal gevorderd bedrag.
Met nogmaals een druk op de knop ‘Afstellen’ is de oorspronkelijke vordering afgesteld en krijgt deze de status “Ingediende afstelboeking”. Na de verwerking door de vordering boeking job naar het financiële systeem krijgt deze de status Afgesteld.
Afgestelde vordering heropenen
Wanneer er een situatie optreedt waarin een afgestelde vordering weer mag worden heropend, wordt dit ondersteund door het heropeningsproces. Na het klikken op ‘Inzien’ achter 'Totaal vorderingen' afgesteld in het Schadelastoverzicht op dossierniveau wordt een overzicht van de vorderingen weergegeven. In het deelscherm ‘Vorderingen overzicht’ kan op de (referentie)link van de gekozen afgestelde vordering geklikt worden.
In het scherm dat dan geopend wordt kan na selectie van de knop ‘Heropenen’ de vordering worden heropend en krijgt deze de status “Ingediende heropening”. Na de verwerking door de vordering boeking job naar het financiële systeem krijgt deze de status Boeken geslaagd. Hierbij zal geen regres worden verrekend.
Ontvangst verwerken
Wanneer een vordering wordt betaald, wordt deze via het debiteurenproces als ontvangen aangemerkt. Via het webpart ‘Te behandelen ontvangsten’ heeft de gebruiker inzicht in de ontvangsten die nog binnen Certigo Claims verdeeld moeten worden. Vanuit dit webpart kan de gebruiker het ontvangst openen, deze, indien nodig, koppelen aan een dossier en koppelen aan één of meer vorderingen binnen het dossier. Wanneer een ontvangst is verdeeld over de vordering(en) dan wordt het bedrag van de ontvangst op het dossier aangemerkt als regres.
Direct Vorderen
Een vordering kan ook direct afgehandeld worden afhankelijk van geselecteerde verwerkingswijze en applicatiesetting simpleRecoveryProcess waarin (meerdere) code(s) uit de dynamische codelijst RecoveryProcessType toegevoegd kunnen worden. Direct vorderen is mogelijk indien deze applicatiesetting de code van de geselecteerde verwerkingswijze bevat. Een directe vordering krijgt status ingediend na aanmaken en vervolgens status Voldaan bij succesvolle boeking vanuit de vorderingen job.
Ook kan tijdens deze processtap worden aangegeven of de vordering een slotvordering is. Een slotvordering heeft tot gevolg dat het betreffende dossier, indien mogelijk, gesloten. Bij het sluiten van het schadedossier krijgt deze de status aflopend en de uitkerings of vorderingen job zal het dossier uiteindelijk sluiten.
Schadelast
Op dossierniveau wordt een recapitulatie van de financiële boekingen, zoals in Certigo Claims opgebouwd, weergegeven in het schadelastoverzicht.
Via de optie ‘Inzien’ worden de detailgegevens beschikbaar voor iedere categorie afzonderlijk.
Polisversie wijzigen
Via de knop ‘Polisversie wijzigen’ op dossierniveau heeft de gebruiker de mogelijkheid om het dossier te koppelen aan een specifieke polisversie. Deze functie kan gebruikt worden om een andere polisversie aan een bestaand dossier te koppelen (alleen mogelijk met dossierstatus Lopend).
Nadat op de knop ‘Polisversie wijzigen’ is geklikt verschijnt het scherm ‘Polisgegevens’, waarin de huidige gekoppelde polis zichtbaar is. Wanneer de gebruiker in dit overzicht klikt op ‘Andere polisversie selecteren’ verschijnt een overzicht van de beschikbare versies van de gekoppelde polis. De huidig gekoppelde polisversie is weggelaten uit dit overzicht. Door op een versienummer te klikken kan de gebruiker één van de beschikbare polisversies selecteren en keert terug naar het voorgaande scherm.
Hier is nu te zien dat het eerder genoemde polisversie nummer is aangepast en dat Certigo Claims de op het dossier aanwezige schades, voor zover mogelijk, heeft gekoppeld aan de dekkingen binnen de nieuwe polisversie. Door op het label van de schade te klikken kan de gebruiker handmatig een dekking selecteren die vervolgens aan de schade gekoppeld wordt.
Door op ‘Verder’ te klikken komt de gebruiker in een scherm waarin een samenvatting wordt gegeven van de nieuwe koppelingen tussen schades en dekkingen en kan dit op het dossier worden doorgevoerd door op de knop ‘Definitief maken’ te klikken.
Met de knoppen ‘Terug’ kan de gebruiker telkens terugkeren naar het voorgaande scherm zonder gegevens aan te passen. De ‘Annuleren’ knoppen maken het mogelijk om het proces ‘polisversie wijzigen’ te stoppen en zonder gegevens aan te passen terug te keren naar het dossier.
Werkopdracht aanmaken
Via de knop ‘Werkopdracht aanmaken’ kan door de behandelaar een opdracht worden aangemaakt voor een externe partij, bijvoorbeeld een expertise of inspectie.
Bij een opdrachtnemer worden ‘gerelateerde schadegegevens’ gekoppeld aan de schadeopdracht, zodat de relevante informatie aan de opdrachtnemer kan worden meegegeven. Meerdere gerelateerde schades kunnen worden gecombineerd in één schadeopdracht.
Nadat de schades zijn geselecteerd keert Certigo Claims terug naar het voorgaande scherm, waarin nu de gerelateerde schadegegevens zijn toegevoegd. Indien nodig kan een extra relatie aan het dossier worden toegevoegd.
In het deelvenster ‘Bijlagen’ kan door op de knop ‘Bijlage toevoegen’ te klikken een titel en Url worden opgegeven. Op basis hiervan wordt een document uit een document management systeem aan de schadeopdracht gekoppeld. Via de snelkoppeling ‘Verwijderen’ kan een gekoppeld document weer ontkoppeld worden.
Van één van de relaties kunnen de contactgegevens overgenomen worden om de locatie waar de opdracht uitgevoerd dient te worden aan te duiden. Dit is echter ook handmatig mogelijk.
Schade laten vervallen
Het laten vervallen van schades is mogelijk op zowel dossier- als op schadeniveau (via de eerder genoemde knoppen) waarbij het op dossierniveau mogelijk is om meerdere schades te laten vervallen en het vanuit het schadeniveau alleen mogelijk is om de betreffende schade te laten vervallen. Dit proces is alleen mogelijk voor schades die geen uitkeringen bevat en dossiers die geen vorderingen heeft.
Van te vervallen schade worden alle (regres)reserveringen binnen de schade op nul gezet. Wanneer een schade de status ‘Vervallen’ heeft is het niet meer mogelijk deze te heropenen.
Dossier laten vervallen
Wanneer alle schades binnen een dossier de status ‘Vervallen’ hebben gekregen zet Certigo Claims de status van het dossier ook op ‘Vervallen’ en worden alle nog openstaande taken afgesloten. Dit proces is alleen mogelijk voor schades die geen uitkeringen bevat en dossiers die geen vorderingen heeft.
Wanneer een dossier de status ‘Vervallen’ heeft is het niet meer mogelijk deze te heropenen.
Wijzigen van behandelaar
Door te kiezen voor de knop ‘Behandelaar wijzigen’ kan de verdere behandeling van het dossier worden toegewezen naar een andere schadebehandelaar. Selecteer in de lijst de naam van de behandelaar waar het dossier aan toegewezen wordt en kies voor opslaan. Vanaf het moment van wijzigen worden nieuwe taken op de nieuwe behandelaar gezet en taken die op de naam van de voormalige behandelaar staan op de nieuwe behandelaar gezet.
Sluiten & heropenen
Schade afsluiten
De schade wordt afgesloten door op schadeniveau te kiezen voor de knop ‘Afsluiten’. Vervolgens verschijnt het afsluitscherm waar de gebruiker een reden van afsluiten kan opvoeren en ook de mogelijkheid heeft om de bonus/malus indicatie aan te passen. Door vervolgens op ‘Bevestigen’ te klikken krijgt de schade de status 'Gesloten' en worden de reservering en de regresreservering beide op nul gezet.
Wanneer voor de schade nog geen oorzaak is opgegeven of deze nog een betaling bevat met de status ‘In behandeling’ of ‘Afgewezen’ dan zal dit als foutmelding bovenin het scherm worden weergegeven en zullen deze fouten eerst moeten worden opgelost alvorens een schade kan worden afgesloten. Wanneer nog geen keuze is gemaakt voor B/M van invloed wordt ook een foutmelding getoond.
Dossier afsluiten
Nadat alle schades zijn afgesloten en/of zijn komen te vervallen, kan het dossier door de behandelaar worden afgesloten.
Wanneer echter nog niet alle uitkeringen zijn verwerkt door het financiële systeem en/of nog niet zijn gefiatteerd krijgt het dossier de status ‘Aflopend’, hierdoor blijft het nog wel mogelijk om uitkeringen aan te passen en het fiatteringsproces te doorlopen. Wanneer er nog openstaande vorderingen zijn kan het dossier niet afgesloten worden.
Zodra alle uitkeringen en verwerkt zijn door het financiële systeem en/of er geen openstaande vorderingen zijn, wijzigt Certigo Claims de dossier status naar ‘Gesloten’ en worden de openstaande taken afgesloten.
Schade en dossier heropenen
Een schade met de status ‘Afgesloten’ (en direct hiermee ook een dossier) kan worden heropend door op schade-niveau te kiezen voor ‘Schade heropenen’ en daarna ‘Heropenen’. Ook kan gekozen worden om op dossierniveau het dossier te heropenen.
Wanneer gekozen wordt voor ‘Annuleren’ zal het heropenen proces worden afgebroken en keert Certigo Claims terug naar het dossier.
Last updated