Polissen
Werken met polissen
Vanuit Polissen worden de werkzaamheden voor de polis opmaak- en wijzigingsprocessen gestart.
Zoeken polisaanvraag en polis
Vanuit polisbeheer kan een polis snel gezocht worden op (pakket)polisnummer, relatienummer of achternaam van de verzekeringnemer of op kenmerk verzekerd object (zoals bijv. kenteken op postcode). Door een * toe te voegen aan de zoekterm kan ook gezocht worden op een deel van de tekst; dus bijv. Jans*. Er wordt gezocht naar versies die op de datum van zoeken actief zijn.
Is dit niet voldoende dan kan de gebruiker kiezen voor uitgebreid zoeken.
Voor zoeken naar een polisaanvraag kan er snel gezocht worden op het referentienummer, relatienummer, polisnummer of achternaam.
Openstaande aanvragen lijst
Deze lijst toont een overzicht van de openstaande aanvragen. Dit kunnen zowel aanvragen zijn die tijdelijk zijn opgeslagen, als aanvragen die zijn afgewezen of nog in behandeling zijn.
Het referentienummer wordt weergegeven als een link. Door de link aan te klikken zal de aanvraag worden geopend.
Agenderingen beheren
Overzicht met werkvoorraad van alle openstaande agenderingen voor alle polissen en acceptanten.
Bewerkingen starten
Hier wordt de gewenste actie gekozen om een polis bewerkingen te starten:
Nieuwe polis opmaken
En een aantal speciale bewerkingen:
Bestaande polis importeren
Snel polis muteren
Wijzigen verzekeringnemer
Upload deelnemende objectenlijst
FRISS dossier aanmaken
Additionele relatiegegevens
Onderdelen binnen een polis
Voor het doorvoeren van een bewerking op een al bestaande polis of polisaanvraag zoek je de polis eerst op en dan start je de bewerking na het openen.
Polisversie output
Dit schermonderdeel toont een overzicht van de geplande en uitgevoerde output voor de betreffende polis. Getoond wordt alleen de output die voor het betreffende polisonderdeel relevant is. Zo zal op polisniveau alle output worden getoond, maar zal op objectniveau alleen die output worden getoond die voor dat object relevant is. Denk bijvoorbeeld aan een groene kaart die alleen wordt getoond bij de auto waarvoor hij is bestemd.
Gegenereerde output
Het documenttype wordt als hyperlink getoond. Na het selecteren van deze link is het mogelijk om detailinformatie in te zien, de output eventueel opnieuw te genereren, te annuleren of te verwijderen. Voor de knop ‘Verwijderen’ is specifieke autorisatie nodig. Deze knop zorgt ervoor dat de polisoutput daadwerkelijk van uit het dossier verwijderd wordt.
Met de knop ‘Annuleren’ blijft het mogelijk om de output later opnieuw in te dienen. Wel wordt de output uit de planning gehaald.
Notities
In dit schermonderdeel kunnen voor naslag doeleinden notities worden opgenomen, behorend bij de polis.
Audittrail
Certigo houdt een overzicht bij van wijzigingen die binnen een polis zijn doorgevoerd. Zo is op elk gewenst moment te zien wat er aan een polis is gewijzigd, door wie de wijziging is doorgevoerd en wat de vorige versie was.
Aan de rechterzijde (standaard, dit kan per installatie afwijken) treft u de groep ‘Audittrail’ aan. Klik eventueel op de tekst ‘Click to load content’ om de wijzigingsinformatie te tonen. De volgende velden zullen in het overzicht worden getoond:
Datum: De datum waarop de wijziging is doorgevoerd.
Polisversienummer: Toont het polisversienummer dat actief wordt naar aanleiding van de wijziging.
Door: Het gebruikersaccount waaronder de wijziging is doorgevoerd.
Gebeurtenis: Een beknopte beschrijving van de handeling die is uitgevoerd.De link laat de gebeurtenis meer in detail zien.
Door het kiezen van de hyperlink in de kolom gebeurtenis zal een nieuw tabblad in de browser worden getoond met hierin de geselecteerde versie van de polis, waarbij per veld is aangegeven wat de oorspronkelijke waarde en de nieuwe waarde van het veld is, indien het veld is gewijzigd.
In de navigatiestructuur aan de linkerzijde wordt visueel gemaakt welke componenten/objecten/dekkingen er nieuw of vervallen zijn.
Het is mogelijk om in deze navigatiestructuur naar ieder gewenste niveau te navigeren. Daarmee verschijnt het scherm van dat betreffende onderdeel. Op die schermen is bij ieder veld waar in die mutatie iets is gewijzigd de oude waarde ook weergegeven naast het veld in een afwijkende kleur.
Gewijzigde onderdelen worden met Oranje gekleurd (*). Toevoegingen met Groen (+)en verwijderingen (-) met Rood getoond.
Bij de clausules en voorwaarden wordt per clausule en voorwaarde weergeven of een clausule nieuw is toegevoegd of is verwijderd. De kleurstelling is ook hier Groen voor een toegevoegde clausule of voorwaarde en Rood voor een verwijderde clausule of voorwaarde.
Blokkade historie
Het is mogelijk om een polis te blokkeren. Indien een polis is geblokkeerd, of geblokkeerd is geweest, zal dit zichtbaar worden gemaakt in het onderdeel ‘Blokkade historie’. Op deze manier is het mogelijk om mogelijk problematische poliscontracten gemakkelijker te identificeren.
Versieoverzicht
Wat is een polisversie?
Een versie is een nieuwe stand van de polis per ingangsdatum van die versie. De versie is geldig totdat de ingangsdatum van de volgende versie is aangebroken. Het versieoverzicht toont de verschillende versies die een polis heeft gehad.
Er kunnen meerdere versies op dezelfde datum ingaan. De versie met het hoogste versienummer is dan altijd de actieve versie. Door op de link te klikken kan men naar de detailgegevens springen van de desbetreffende polisversie.
Het doel van polisversies en het versieoverzicht
Certigo werkt met polisversies om de gebruiker inzicht te verschaffen in de historie van een polis. Deze historie is handig om in één keer te kunnen zien wat de status van een polis was op een bepaalde datum. Ook geeft het in één oogopslag duidelijkheid over wat er zoal gebeurd is op een polis. Naast het versieoverzicht heeft Certigo nog meer hulpmiddelen om polishistorie in te zien. In het audittrail is te zien wat er in de aanvraag is gewijzigd ten opzichte van de versie waarop de mutatie is gebaseerd.
Waar het versieoverzicht de uiteindelijke polisstanden laat zien toont het audittrail aanvullende informatie over hoe deze informatie tot stand is gekomen. Gezamenlijk geven deze overzichten daarmee een mooi beeld van wat er op de polis gebeurd is.
Versiespecifieke gegevens
Versies zijn te identificeren aan een versienummer en een versie-ingangsdatum. Verder wordt in een versie alle polisinformatie opgeslagen. Het versieoverzicht bestaat uit vier kolommen.
Nr: Het versienummer
Datum: De ingangsdatum van de versie
Door: De gebruiker die de mutatie heeft uitgevoerd
Vervallen: Door een terugwerkende kracht (TWK) mutatie kan een versie komen te vervallen. Deze versie is dan ooit geldig geweest op de polis.
Het versienummer en de versie ingangsdatum zijn ook zichtbaar op de polis. Daaraan kun je altijd zien welke versie van de polis je voor je hebt.
Validaties omtrent polisversies
Certigo kent de volgende systeemgedragingen omtrent versies:
Er is altijd maar één versie actief op een bepaald moment.
Het versienummer zegt niets over de volgorde van actief zijn, maar wel over de volgorde van aanvragen. Versie 2 komt te vervallen ten behoeve van versie 4. Versie 3 heeft een eerdere ingangsdatum dan versie 2, maar versie 2 ‘gaat nooit in’. Wel is er in dat geval altijd sprake van een TWK mutatie.
Welke acties leiden tot een nieuwe versie?
Een nieuwe versie is een gevolg van het uitvoeren van een business proces. De meeste processen leiden tot een nieuwe versie, maar niet allemaal. Zie onderstaand overzicht welke processen wel en welke niet tot een nieuwe versie leiden.
Proces | Wel nieuwe versie | Geen nieuwe versie |
Wijzigen | X | |
Royeren | X | |
Blokkeren | X | |
Deblokkeren | X | |
In kracht herstellen | X | |
Premieprolongatie | X | |
Hoofdpremieprolongatie | X | |
Contractprolongatie | X | |
Overdragen | X | |
Nieuwsluiten / Importeren | X | |
Opschorten | X | |
Opschorten ongedaan maken | X | |
Intrekken dekking | X | |
Verwijderen Versie | X |
Tabel 1: Overzicht welke processen leiden tot een nieuwe polisversie.
Reden
Bij de processen Wijzigen en Royeren zal gevraagd worden om een afgifte- dan wel royement-reden op te geven. Er kan worden gekozen uit een per Productvariant bepaalde lijst van redenen. De reden wordt ook getoond in het audittrail schermonderdeel.
Hoe werkt Certigo precies met versies?
De polis administratie van Certigo 3.2. voert alle processen uit op basis van referentiedatums. Dat wil zeggen, dat er voor een proces bepaald wordt op basis van een referentiedatum welke polis versie op dat moment actueel is. Op deze versie van de polis wordt vervolgens de gewenste operatie uitgevoerd.
Dit gaan we verduidelijken met een voorbeeld.
Er wordt een pakket afgesloten per 1-1-2025.
Hierin wordt een Autoverzekering opgenomen, die dezelfde ingangsdatum heeft.
De Autoverzekering kent 1 verzekerd object: AutoA.
De auto is WA + Volledig Casco gedekt.
Vervolgens wordt er aan de polis een extra verzekering toegevoegd, zijnde een Woonhuisverzekering. Deze kent een Woonhuis object WoonhuisA, dat tegen brandschade gedekt wordt. Deze verzekering gaat in per 16-2-2025.
De polis heeft nu twee versies.
Welke versie van de polis actueel is op een bepaald moment in de tijd zal al snel duidelijk zijn:
Voor referentiedatums vanaf 1-1-2025 tot en met 15-2-2025 zal versie 1 geretourneerd worden. Voor referentiedatums vanaf 16-2-2025 zal versie 2 geretourneerd worden.
Als de gebruiker nu een mutatie wil doen per 01-02-2025 en het is inmiddels al 01-03-2025 dan selecteert hij de polis. Versie 2 wordt getoond. Hij heeft dan de mogelijkheid om versie 1 te selecteren via het versieoverzicht, of de mutatie gewoon op versie 2 uit te voeren. Beide situaties zullen goed door het systeem afgehandeld worden en leiden tot een TWK mutatie.
Rappellering dossiers
Met een rappel kan men iets bij iemand in herinnering brengen. Een rappel wordt ook wel omschreven als een waarschuwende herinnering, omdat er vaak een negatieve actie kan worden verwacht bij uitblijven van een reactie.
Daar komt bij dat, omdat vaak een externe partij geacht wordt actie te ondernemen, een rappel altijd wordt vergezeld van een stuk correspondentie.
Na het kiezen van de actie knop ‘Start rapellering’ zullen de ingestelde rappels worden uitgevoerd.
Op het gebied van rappelleringen, worden de volgende mogelijkheden geboden binnen Certigo
Vastleggen van gestandaardiseerde rappelleringsmodellen .
Het laten starten van een rappelleringsdossier (volgens een gestandaardiseerd model of een handmatig dossier) bij een polis, intermediair contract of raamcontract door backoffice medewerkers.
Het automatisch laten starten van een rappeldossier vanuit een Certigo business proces.
Het automatisch creëren van standaard correspondentie gebaseerd op de timing aangegeven op een lopend rappelleringsdossier.
Het afsluiten ofwel beëindigen van een rappeldossier door een medewerker.
Het inzien van een lopend rappeldossier en de geplande stappen daarbinnen door backoffice medewerkers.
Het toevoegen van handmatige rappels binnen een lopend handmatig rappeldossier .
Rappeleringdossiers (RecallCase) worden altijd opgestart worden vanuit een Rappelleringsmodel (RecallcaseModel). Voor een rappelleringsmodel wordt vastgelegd voor welk soort business objecten het model bedoeld is (RecallCaseSourceType) en wie (persoon of groep) verantwoordelijk is voor het opvolgen van het dossier. Daarnaast wordt in het model een codelijst opgenomen voor het afsluiten van een dossier volgens dit model (ClosedReasonCode).
Een rappelleringsmodel kan handmatig zijn (RecallCaseModel) of automatisch (AutomatedRecallCaseModel). In een automatisch Rappelleringsmodel wordt vastgelegd hoeveel rappelleringsdocumenten uiteindelijk verzonden zullen worden binnen een dossier (PlannedNotice) en wat de tijd is tussen die verschillende documenten. De geplande documenten worden uiteindelijk gegenereerd via het in Certigo vastgelegd OutputType.
Bij een Rappeldossier wordt bijgehouden welke rappels (NoticeOfRecall) wanneer zijn verzonden en wanneer uiterlijk reactie wordt verwacht aan de hand van het verzonden rappel. Als een Rappeldossier gebaseerd is op een automatisch model verwijst het Rappeldossier ook naar de eerstvolgende geplande stap.
Bijbehorende aanvragen
Dit schermonderdeel toont eventuele openstaande (lopende) wijzigingsverzoeken die op de polis van toepassing zijn. Getoond worden de aanvraagdatum, het gebruikers-id van de aanvrager, het referentienummer van de aanvraag, het onderwerp en de status van het verzoek.
Afgewezen acceptatieverzoeken
Bij de polis is standaard een schermonderdeel “Afgewezen acceptatieverzoeken” beschikbaar.
Door op het referentienummer te klikken komt u in het afgewezen verzoek terecht en is zichtbaar waarom deze is afgewezen. Verder is de invoerdatum en het processoort van het afgewezen acceptatieverzoek zichtbaar.
Afgewezen aanvraag opnieuw indienen
Met behulp van het aanvraagnummer van een afgewezen polisaanvraag is het mogelijk om binnen polisbeheer een afgewezen aanvraag op te vragen. Op het scherm zal de (actieve) knop ‘Opnieuw Indienen’ worden getoond, waarmee het mogelijk is om de afgewezen aanvraag te bewerken, waarna hij hernieuwd kan worden ingediend ter acceptatie.
Opnieuw indienen aanvraag
Na het selecteren van de actie knop ‘Opnieuw Indienen’ wordt de aanvraag gekopieerd van de oude en op de nieuwe aanvraag kunnen, zoals bij een nieuwe aanvraag, de gegevens weer worden gewijzigd. De opties ‘Aanvraag/mutatie annuleren’, ‘Tijdelijk opslaan’, ‘Bijwerken’ en ‘Aanvraag/mutatie gereed’ zijn dan weer beschikbaar. Ook is het mogelijk objecten en dekkingen toe te voegen en te verwijderen.
Taken
In dit onderdeel kan men handmatig een taak op de openstaande polis aanmaken. Deze taken worden gemaakt op basis van vooraf vastgestelde templates, waarbij de titel, tekst, looptijd en behandelaar vooraf is bepaald is. Maar men kan ook het template "Handmatig taak" kiezen waarbij deze informatie bij het aanmaken van de taak zelf kan worden ingevuld.
Taken in dit schermonderdeel dienen handmatig afgesloten te worden zodra deze zijn uitgevoerd.
Wijzigen polis
Wijzigingsprocessen
De volgende wijzigingsprocessen zijn mogelijk:
Blokkeren/deblokkeren
Opschorten/opschorten ongedaan maken
Royeren/in kracht herstellen
Intrekken/herstellen dekking
Wijzigen
Overdragen
Prolongeren
Verwijder polisversie
Polisstatussen
Gedurende de looptijd van een polis binnen Certigo Policy heeft een polis verschillende statussen. De status van een polis heeft invloed op het gedrag en de beschikbaarheid van de betreffende polis binnen het systeem.
In de tabel hieronder wordt toegelicht welke statusmogelijkheden binnen Certigo Policy beschikbaar zijn voor de gebruiker en wat de effecten van statusverandering zijn.
Afhankelijk van de status zijn diverse wijzigingsprocessen mogelijk.
Matrix status/wijzigingsproces
Status | Blokkeren | Deblokkeren | Opschorten | Opschorten ongedaan maken | Royeren | In kracht herstellen | Intrekken dekking | Wijzigen | Overdragen | Prolongeren | Verwijder polis versie | Herstellen dekking |
Actief | J | N | J | N | J | N | J | J | J | J | J | N |
Geblokkeerd | N | J | N | N | N | N | N | N | N | N | N | N |
Opgeschort | N | N | N | J | J | N | N | N | N | N | J | N |
Geroyeerd | N | N | N | N | N | J | N | N | N | N | J | N |
Dekking ingetrokken | N | N | N | N | J | N | N | N | N | N | J | J |
Toelichting
Status is ‘Actief’
Royeren: Status wordt ‘Geroyeerd’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt.
Blokkeren: Status wordt ‘Geblokkeerd’. Polisversie blijft gelijk.
Overdragen: Overdrachtsscherm wordt getoond.
Opschorten: Status wordt ‘Opgeschort’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt. Opschorten kan alleen bij een component gekozen worden.
Wijzigen: Nieuwe polisversie wordt aangemaakt. Wijzigingen, waar mogelijk, worden doorgevoerd in nieuwe polisversie.
Verwijder polisversie: Altijd mogelijk, zolang er nog geen boekingen op de versie zijn uitgevoerd.
Intrekken dekking: Van actieve polissen en/of componenten kan de dekking worden ingetrokken.
Status is ‘Geblokkeerd’
Deblokkeren: Status naar ’Actief’. Polisversie blijft gelijk.
Status is ‘Opgeschort’ (Alleen mogelijk op component niveau)
Royeren: Status wordt ‘Geroyeerd’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt.
Opschorting ongedaan maken: Status wordt ‘Actief’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt.
Verwijder polisversie: Altijd mogelijk, zolang er nog geen boekingen op de versie zijn uitgevoerd.
Status is ‘Geroyeerd’
Bij een status ‘Geroyeerd’ kunnen de volgende acties worden uitgevoerd.
In kracht herstellen: (Royering ongedaan maken) Status wordt ‘Actief’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt.
Verwijder polisversie: Altijd mogelijk, zolang er nog geen boekingen op de versie zijn uitgevoerd.
Status is ‘Dekking ingetrokken’ (wel mogelijk op pakket)
Bij deze status blijft de verplichting tot premiebetaling bestaan, maar is er geen dekking totdat de betaling is ontvangen. Deze status wordt gebruikt bij betalingsachterstand. Bij een status ‘Dekking ingetrokken’ kunnen de volgende acties worden uitgevoerd:
Royeren: Status wordt ‘Geroyeerd’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt.
Herstellen dekking: Status wordt ‘Actief’. Nieuwe polisversie wordt aangemaakt.
Verwijder polisversie: Altijd mogelijk, zolang er nog geen boekingen op de versie zijn uitgevoerd.
Wijzigingen werkwijze
Bij wijzigen moet er op het pakket altijd eerst een wijzigingsdatum / versie ingangsdatum ingevuld worden. Vervolgens controleert het systeem of de mutatie op de juiste versie wordt toegepast. Een mutatie kan namelijk alleen uitgevoerd worden op de polisversie die op mutatiedatum actief is/was.
Door op een niveau in de polis een operatiecode toe te passen worden de velden op dat niveau wijzigbaar.
Wijzigingen op component niveau
Op componentniveau is het naast algemene veld wijzigingen ook mogelijk om het product, de productversie of een productafspraak te selecteren. Indien bij een operatiecode is aangegeven dat bij deze mutatie altijd de laatste versie van een productversie toegepast moet worden dan gebeurt het toepassen van de laatste productversie automatisch. Het systeem geeft wel een waarschuwing als dit gebeurt, zodat de gebruiker de consequenties van de mutatie kan controleren.
Blokkeren
Wanneer polissen tijdelijk buiten het prolongatieproces dienen te vallen worden ze geblokkeerd. De polis blijft lopen, er kunnen dus schades op geregistreerd worden. De status wordt Geblokkeerd.
Deblokkeren
Wanneer een geblokkeerde polis wordt gedeblokkeerd zijn alle processen van een Actieve polis beschikbaar. De status wordt Actief
Beëindigen - royement
Beëindigen is mogelijk voor de gehele polis, of per component. Standaard wordt de teveel betaalde premie gerestitueerd. Eventueel is het mogelijk om een percentage van de restitutie in te houden als kosten voor een tussentijds royement. Betaalde pakketkosten worden niet gerestitueerd.
Bij het royeren van een pakket kunnen ook in één keer de componenten geroyeerd worden, mits deze dezelfde operatiecode hebben.
Opschorten van een component
Op component niveau is het mogelijk om te kiezen voor het proces “Opschorten”. Opschorten is een bijzonder proces waarbij de polis blijft bestaan maar er is geen dekking meer. Als de opschorting plaatsvindt in een premietermijn dan wordt de resterende premie voor die premietermijn gereserveerd tot het moment dat de opschorting ongedaan wordt gemaakt.
Voorbeeld:
Stel een polis loopt op maandbetaling met vervaldag op de 1e van de maand en de maanden september en oktober zijn al in rekening gebracht. Vervolgens komt er een verzoek tot het opschorten van een component per 15 september. Het resterende premiedeel van 16 tot en met 30 september zal gereserveerd worden. De volgende volledige premietermijn wordt gerestitueerd.
Veel verzekeraars hebben een maximale termijn dat een component opgeschort mag blijven staan. Na deze termijn zal het component beëindigd worden. Om dit te ondersteunen heeft Certigo de job CancelSuspendedComponents die het mogelijk maakt om alle componenten die langer dan een in te stellen termijn opgeschort staan automatisch te beëindigen.
De componenten die aan de selectiecriteria voldoen zullen beëindigd worden. Als alleen het opgeschorte component op de polis aanwezig is dan wordt de gehele polis beëindigd. Bij deze beëindiging vindt geen restitutie van de gereserveerde premie plaats. De gereserveerde premie vervalt aan de maatschappij.
Een andere bijzonderheid bij opgeschorte componenten is dat er wel gewoon een hoofdpremieprolongatie plaatsvindt. Het is bijvoorbeeld mogelijk dat een polis bijvoorbeeld 11 maanden actief is geweest en vlak voor de hoofdpremievervaldag wordt opgeschort. Dan heeft deze polis wel recht op bijvoorbeeld een extra schadevrij jaar. Deze afhandeling vind gewoon nog plaats in de hoofdpremieprolongatie, ook als het component is opgeschort. In de prolongatie kan Certigo kijken hoeveel dagen de polis in het afgelopen jaar verzekerd is geweest en op basis daarvan besluiten om wel of geen extra schadevrij jaar toe te kennen.
Opschorten ongedaan maken
Alleen bij componenten die zijn opgeschort kan gekozen worden voor “opschorten ongedaan maken”. Bij het opschorten ongedaan maken kunnen alle velden binnen het component gewijzigd worden. Het component kan dus hersteld worden met een ander object en met andere dekkingen.
De premie die is gereserveerd tijdens het opschorten wordt altijd volledig gebruikt als de opschorting ongedaan wordt gemaakt. Het kan in de praktijk ook voorkomen dat bij het ongedaan maken van de opschorting restitutie wordt gegeven. Dit zullen we hieronder illustreren met enkele voorbeelden.
Voorbeeld 1
Polis is opgeschort per 15 september zoals hierboven weergegeven in . Vervolgens wordt de polis hersteld per 4 oktober. Er wordt premie berekend tot de premievervaldag van 1 november. Het gereserveerde deel wordt hiervan afgetrokken. Het resterende bedrag wordt geboekt als te betalen voor de periode van herstel tot eerstkomende premievervaldag.
Voorbeeld 2
Een polis loopt van 1-1 tot 31-12 met jaarbetaling. De polis wordt opgeschort per 15 september. De opschorting wordt ongedaan gemaakt per 4 oktober met een vergelijkbare auto (premie blijft ongeveer gelijk). Het resultaat zal zijn dat de premie die bij de opschorting ongedaan maken wordt berekend van 4 oktober tot 31 december lager is dan het gereserveerde bedrag van 15 september tot 31 december. Het bedrag dat overblijft wordt gerestituteerd.
Op opschorten ongedaan maken kunnen acceptatieregels toegepast worden. Ook zal de premie opnieuw berekend worden en zal gebruik gemaakt worden van de nieuwste versie van het product. Na het opschorten ongedaan maken is de status van het component weer “actief”.
Intrekken dekking
Intrekken van dekking is een proces wat gebruikt kan worden in geval van wanbetaling op een gehele polis of op een specifiek component. Het intrekken van een dekking is een opschorting waarbij de verplichting tot premiebetalen blijft bestaan en er dus ook geen premie wordt gereserveerd.
Voor het intrekken van dekking moet een ingangsdatum en een operatiecode geselecteerd worden. Het intrekken van de dekking resulteert in een nieuwe polisversie en een nieuwe status namelijk “Dekking(en) ingetrokken”. Het intrekken van een dekking kan zowel op polisniveau als op componentniveau worden uitgevoerd. Een polis waarbij de dekking is ingetrokken zal gewoon prolongeren, waarbij een nieuwe premienota wordt afgegeven.
Herstellen dekking
Herstellen dekking is bedoeld om aan te geven dat de klant weer aan zijn premieverplichtingen heeft voldaan en dus weer recht heeft op dekking op de polis. Alleen bij componenten of polissen die als status “Dekking ingetrokken” hebben kan gekozen worden voor “Herstellen dekking”. Herstellen dekking komt verder overeen met het proces “Opschorten ongedaan maken” Er moet een datum opgegeven worden per wanneer de dekking hersteld moet worden. Dit proces leidt tot een nieuwe polisversie. Na het herstellen van de dekking is de polisstatus “actief”.
Handmatige boeking
Met het maken van een handmatige boeking kan een incidenteel bedrag met de klant verrekend worden.
Handmatige boekingen staan los van de automatische boekingen, en hebben dus geen invloed op de automatische pro-rata restitutie of suppletieberekening van Certigo bij polismutaties.
Werking
Bij het inzien van een polis is binnen de mogelijke acties de optie ‘Handboeking’ zichtbaar. Door het selecteren van deze optie en het kiezen van de knop ‘Uitvoeren’, zal een handboekingstransactie worden gestart. De geselecteerde polisversie geldt als basis voor de handboeking; houd hier rekening mee als een handboeking gemaakt moet worden premie voor een dekking die reeds verwijderd is.
Handboekingen zijn alleen beschikbaar voor gebruikers met een in te stellen autorisatieniveau, ook is het mogelijk om de handboekingen via een fiatteringsconstructie te laten lopen. Handboekingen kunnen niet gecombineerd worden met polismutaties.
Handboekingen resulteren in een premienota, zonder een nieuwe polisversie. Daarnaast wordt de handboeking opgenomen in de audittrail en bijbehorende aanvragen van de polis.
Het is mogelijk om 1 of meerdere operatiecodes te koppelen aan een handboeking.
Invoeren boeking
Bij het maken van een handmatige boeking dienen alle premiecomponenten (poliskosten, assurantiebelasting, provisie, ...) van de boeking handmatig ingevoerd te worden op het juiste niveau waar deze van toepassing zijn (contract, component, object en dekking); dit wordt niet door Certigo berekend.
Let op! er zal dus handmatig assurantiebelasting opgegeven moeten worden als dit van toepassing is!
Naast de premiecomponenten kan er een boekingsdatum, een boekingsperiode en een reden opgegeven worden.
Fiattering
Het is mogelijk om voor handmatige boekingen een fiatteringsproces in te stellen. De boeking wordt dan pas daadwerkelijk geboekt als deze is goedgekeurd.
Premiehistorie
Onderdeel van polisbeheer is het kunnen inzien van de premiehistorie van een polis. Na het selecteren van een polis is onderin het scherm het onderdeel ‘Premiehistorie’ zichtbaar. In dit overzicht wordt het volgende getoond:
Referentie: Het unieke referentienummer van een polismutatie. Dit is een hyperlink.
Datum: De datum en het tijdstip waarop de mutatie is uitgevoerd.
Reden: De reden voor de wijziging.
Status: Wel of niet geboekt in het financiële systeem.
NettoPremie: Het netto premiebedrag.
Kosten: Eventuele poliskosten.
Provisie Adviseur: Het betreffende bedrag aan tussenpersoonprovisie.
Provisie Maatschappij: Het betreffende bedrag aan maatschapijprovisie.
Indien meer detailinformatie benodigd is, is deze door middel van de actie link onder het kopje ‘Referentie’ te bereiken. Op een nieuw scherm wordt de premiehistorie van de betreffende polis(aanvraag) getoond.
Aan de linkerzijde van het scherm wordt de polis navigatie boom getoond, in het midden een overzicht van de premiehistorie van de betreffende polis(aanvraag). Standaard is het hoogste (polis) niveau geselecteerd, door op de polis navigatie boom te klikken is het mogelijk de afzonderlijke component/object/dekkingen te bekijken.
Op het moment dat je in de polis navigatie boom doorklikt op een lager niveau worden de transacties en bedragen van dat niveau getoond. Daarmee is het dus mogelijk om exact de suppletie / restitutie per dekking te zien.
Getoond worden:
Referentie
Startdatum Periode
Einddatum Periode
Bruto Premie
Korting
Assurantiebelasting
Netto Premie
Premieoverzicht (voorbeeld)
Premiehistorie bij nieuwe polis.
Het webpart Premiehistorie toont bij een nieuwe polis nog maar 1 regel. Hierin staat het totale bedrag van de eerste boeking.
Door te klikken op het Referentienummer kan de gebruiker achterhalen hoe de premiebedragen zijn opgebouwd. Bovenstaand voorbeeld is een polis met 2 component en 3 dekkingen. Per dekking is zichtbaar welke bedragen bij die dekking horen. Door in de navigatietree te navigeren kunnen de verschillende dekkingen ingezien worden. Na het klikken op de referentie komt de gebruiker eerst binnen op het pakket scherm.
Premiehistorie op hoogste niveau (Pakketniveau)
Vervolgscherm premienota gegevens pakketscherm
In de navigatietree is het niveau dat is geselecteerd vetgedrukt. Bij een nieuwe polisopmaak is er nog geen premie tegengeboekt. Daarom staan er alleen bedragen bij de categorie geboekt. Deze bedragen komen hier overeen met de bedragen in het webpart premiehistorie.
Door een specifieke dekking te selecteren kan de gebruiker zien wat de bedragen voor die specifieke dekking zijn.
Op bovenliggen niveaus is altijd het totaal van de onderliggende niveuas zichtbaar. Op het component is bijvoorbeeld altijd het totaal van alle onderliggende dekkingen zichtbaar en op het pakket het totaal van alle componenten.
Premiehistorie bij mutaties.
In deze paragraaf gaan we verder met bovengenoemde polis. We doen een mutatie in de lopende premieperiode op de inboedeldekking. De mutatie is een verhoging van het verzekerde bedrag op de inboedel. De golfverzekering blijft ongewijzigd. Deze mutatie resulteert in een suppletienota op het pakket. In de premienotagegevens kunnen we vervolgens zien hoe deze nota is opgebouwt.
In de premiehistorie is een regel toegevoed met reden “Wijzigen polis” dat is de mutatie. Door op de referentie te klikken kunnen we gaan kijken hoe het systeem tot deze bedragen is gekomen. We komen weer binnen op het pakket.
Onder het kopje tegengeboekt zien we dat de complete jaarnota van 01-01-2025 tot 01-01-2026 is tegengeboekt. Daaronder bij Geboekt zien we een boeking van 01-01-2025 tot 01-04-2025 op de oude situatie. Deze premie is gebaseerd op het oude verzekerde bedrag van de ingangsdatum van de polis tot de mutatiedatum.
De 2e regel onder geboekt is de premie vanaf de mutatiedatum 01-04-2025 tot de premievervaldatum 01-01-2026 op basis van het nieuwe verzekerde bedrag.
Daaronder is het totaal van deze mutatie weergegeven. Het betreft hier het totaal van geboekte minus tegengeboekte bedragen. Dit is de suppletienota van het hele pakket.
Door op een dekking te klikken zien we de gevolgen van de mutatie voor die specifieke dekking.
Als we naar de inboedelverzekering van dit pakket gaan kijken waarop geen mutatie heeft plaatsgevonden dan zien we dat er wel premies op en tegengeboekt zijn, maar dat het resultaat 0 is.
Bij deze dekking is het totaal van geboekte en tegengeboekte bedragen gewoon 0 omdat de mutatie geen invloed heeft gehad op de premie van deze dekking.
Premiehistorie bij opschorten en opschorten ongedaan maken.
Behalve tegengeboekte en geboekte premies is er bij opschorten ook sprake van gereserveerde premie. Deze gereserveerde premie wordt bij opschorten ongedaan maken weer gebruikt.
Deze gereserveerde premie en uitgekeerde reservering is ook extra zichtbaar gemaakt binnen de premiehistorie. Daarmee wordt duidelijk gemaakt Hoe bedragen zijn opgebouwd.
Opschorting
Bij de opschorting in een premieperiode wordt de premie van de opschortingsdatum tot eind premieperiode gereserveerd totdat de polis wordt hersteld. In de premienota inzage wordt deze gereserveerde premie apart weergegeven. De werking bij een opschorting is als volgt:
De premieperiode waarin de opschorting plaatsvindt wordt in zijn geheel tegengeboekt. Vervolgens wordt de periode voor de opschorting en na de opschorting apart opgeboekt. Per saldo komt het totaal over die premieperiode dan op 0 uit. Het deel dat gereserveerd is wordt weergegeven onder het kopje “Gereserveerd”
Opschorting ongedaan maken
Bij opschorting ongedaan maken wordt altijd het gehele gereserveerde bedrag van dat component gebruikt. Bij het ongedaan maken van de opschorting wordt de premie vanaf de hersteldatum tot de eerstvolgende premievervaldag geboekt. De openstaande reservering wordt hier vanaf getrokken. Dat is zichtbaar als negatief bedrag onder de categorie geboekt. Het restant wordt in rekening gebracht of uitgekeerd. Onder het kopje “Uitgekeerde reserveringen” wordt nog extra zichtbaar gemaakt dat de reservering is uitgekeerd.
Deelnemende objecten
Registratie en wijzigingen
Deelnemende objecten op een polis worden op het objectniveau van de polis vastgelegd, gewijzigd of verwijderd. De deelnemende objecten kunnen door een acceptant in Certigo worden doorgevoerd of door een tussenpersoon in de portaaldialoog. Ook kan een acceptant een spreadsheet met objecten batchgewijs inlezen in Certigo.
Gevolg
Afhankelijk van het type practiceproduct kan er een vervolgactie zijn bij het initieel opvoeren en bij wijzigingen van deelnemende objecten. Dit betreft bijvoorbeeld aan- en afmeld signalen voor gekentekende objecten en/of wijziging van de verzekerde som.
Polisoverdracht
Het is mogelijk om binnen Certigo een polis over te dragen naar een andere tussenpersoon of raamcontract.
Overdragen kan per polis via een polismutatie, of batchmatig voor bijvoorbeeld de hele portefeuille van een tussenpersoon.
Polisoverdracht binnen polisbeheer
Als bij het inzien van een polis wordt gekozen voor de optie ´Overdragen´ zal een wijzigingsscherm worden getoond, waarbinnen de volgende componenten beschikbaar zijn:
Basis contractgegevens
Latende tussenpersoon
Ontvangende tussenpersoon
Provisie verrekening afspraak
Overdracht doorvoeren
Latende tussenpersoon
De naam, het contractnummer en de status van de huidige tussenpersoon.
Ontvangende tussenpersoon
De naam, het contractnummer en de status van de ontvangende tussenpersoon. De ontvangende tussenpersoon moet actief zijn en niet geblokkeerd. Er mogen verder geen processen lopen voor een over te dragen polis, noch mogen er openstaande aanvragen aanwezig zijn (geplande wijzigingen).
Het kan zijn dat de ontvangende tussenpersoon geen beschikking heeft over de productafspraak die in de polis staat. Dan kan met de knop "Polis aanpassen" de gewenste productafspraak gecorrigeerd worden.
Provisie verrekening afspraak
Deze optie wordt pas zichtbaar nadat een ontvangend tussenpersoon of een ontvangend raamcontract (of een combinatie van beiden) is geselecteerd. Met behulp van dit onderdeel is het mogelijk om aan te geven hoe er verrekend dient te worden:
Geen provisieverrekening (‘NoPaymentSettlement’) Deze afspraak houdt in dat Certigo geen rekening zal houden met de overdracht en alle tussenpersoon provisie tot aan de contractvervaldatum over zal blijven boeken naar de latende tussenpersoon. De provisie dient dan buiten de polis administratie om door de tussenpersonen onderling te verrekend te worden.
Eenmalige provisieverrekening (‘DirectPaymentSettlement’) Deze afspraak houdt in dat er ten opzichte van de overdrachtsdatum een pro rata verrekening plaats vindt van de reeds uitgekeerde provisie. Dat wil zeggen dat de naar de latende tussenpersoon uitgekeerde provisie die betrekking heeft op een periode na de overdrachtsdatum teruggeboekt wordt bij de latende tussenpersoon vandaan en naar de ontvangende tussenpersoon geboekt wordt. Bij volgende prolongaties zal de provisie naar de ontvangende tussenpersoon geboekt worden.
Periodieke provisieverrekening (‘PeriodicalPaymentSettlement’) Deze afspraak houdt in dat het provisie niveau (provisie drempel) op de overdrachtsdatum vastgesteld wordt. Tot aan de contractvervaldatum zal dan het volgende algoritme gehanteerd worden: Alle naar een tussenpersoon uit te keren provisie kleiner dan of gelijk aan de provisie drempel wordt naar de latende tussenpersoon geboekt. Alle uit te keren provisie boven de drempel wordt naar de ontvangende tussenpersoon geboekt.
Overdracht doorvoeren
Binnen het onderdeel ‘Overdracht doorvoeren’ is een ingangsdatum, een overdrachtsreden en een vrij opmerkingenveld beschikbaar.
Na het bevestigingen van de overdracht door het kiezen van de knop ‘Overdracht gereed’ zal de verwerking beginnen en een referentienummer worden toegekend. De overdracht wordt op de achtergrond uitgevoerd.
Polisoverdracht binnen een batch
Voor de batchjob "polisoverdracht" is het mogelijk om een parameterset te configureren voor bijvoorbeeld een latende en ontvangende tussenpersoon. Op die manier is het mogelijk om meerdere polissen geautomatiseerd van een tussenpersoon of raamcontract naar een nieuwe tussenpersoon of raamcontract over te dragen.
Functioneel gezien gelden dezelfde validaties als bij een polisoverdracht binnen polisbeheer. Uitzondering is dat bij een polisoverdracht door middel van een parameterset geen sprake mag zijn van een TWK-mutatie.
Last updated