Prolongatie

Prolongatie en premie

Doorlopende polissen prolongeren. Maandelijks wordt aan de hand van de prolongatiemaand en de vervaldatums een selectie van polissen die prolongeren gemaakt. Qua werkproces is het prolongeren één proces. Technisch is er een onderscheid te maken in premie-, hoofdvervaldatum- en contractprolongatie. Op iedere polis liggen datums vast waarmee het systeem weet welke prolongatie uitgevoerd moet worden: de Premieverval-, Hoofdpremieverval- en Contractvervaldatum.

• Tijdens de premieprolongatie wordt de nota tot de eerstkomende premievervaldatum gemaakt en wordt deze datum verder gezet voor de volgende prolongatie.

• Tijdens de hoofdvervalprolongatie de volgende hoofdvervaldatum bepaald, eventuele nieuwe productversies toegepast en relevante documenten afgegeven (groene kaart, brief ter info van wijziging).

• Tijdens de contractprolongatie wordt de volgende contractvervaldatum op basis van de looptijd van de polis bepaald.

Het proces prolongeren wordt door de job ‘Prolongeren’ ondersteund.

Premieprolongatie

De premieprolongatie is de prolongatie met de minste gevolgen voor een polis. Dit type prolongatie resulteert dan ook bijna nooit in een nieuwe polisversie. De premieprolongatie wordt in principe alleen uitgevoerd op polissen met een betaaltermijn kleiner dan 1 jaar. Polissen die per maand of per kwartaal betalen zullen meerdere keren per jaar premieprolongeren. In de premieprolongatie wordt niet opnieuw gekeken wat de nieuwe premie voor het product is. De enige wijziging op de polis is dat de premievervaldatum een termijn (maand of kwartaal) verder wordt gezet. Er wordt ook een premienota aangemaakt op de polis.

Alleen in het geval dat er een nieuw percentage assurantiebelasting van toepassing is voor de nieuwe periode resulteert de premieprolongatie wel in een nieuwe polisversie.

Voorbeeld:

Polis loopt op maandbetaling. Hoofdvervaldatum is 5 Juli 2023. In de premieprolongatie van Januari 2023 wordt er een nieuwe versie aangemaakt omdat per 01-01-2023 een nieuw percentage assurantiebelasting van kracht is geworden.

Hoofdpremieprolongatie

De hoofdpremieprolongatie vindt over het algemeen eens per jaar plaats en resulteert behalve in een premienota voor de volgende termijn ook in een aantal mogelijke wijzigingen op componenten onder een polis. In de hoofdpremieprolongatie vindt aanpassing in bonus malus, en/of indexering plaats. Daarnaast wordt de premie op een component opnieuw bepaald op basis van de actuele versie van het product. Door deze mogelijke wijzigingen resulteert een hoofdpremieprolongatie ook in een nieuwe polisversie.

Bij een hoofdpremieprolongatie gaat een polis dus altijd automatisch over naar de nieuwe (actueel geldige) versie van een productvariant.

Er kan hierbij automatisch een toelichtende brief voor de verzekeringsnemer aangemaakt worden wanneer de polis bij de hoofdpremieprolongatie naar een nieuwe versie van een productvariant of de product afspraak overgaat, bijvoorbeeld bij een tariefwijziging.

Contractprolongatie

De contractsvervaldatum is afgeleid van de contractduur van een polis. Deze contractduur kan bijvoorbeeld 5 jaar zijn, en de polis is opzegbaar per de contractvervaldatum. In dit voorbeeld vindt er op de polis na 5 jaar een contractprolongatie plaats. De contractprolongatie is inhoudelijk gelijk aan de hoofdpremieprolongatie met dat verschil dat het contract opnieuw voor de termijnduur wordt verlengd en daarmee eventueel kan leiden tot extra output.

Bepalen van vervaldatums op een polis

Bij de opmaak van een nieuwe polis beslist het systeem welke vervaldatums een polis moet krijgen. Voor het bepalen van de juiste vervaldata heeft Certigo de volgende informatie nodig.

• Welke Prolongatieafspraak er van toepassing is

• Betaaltermijn van de polis.

• Contractduur van de polis

• Datum tot hoever de portefeuille al is geprolongeerd

In dit hoofdstuk is bij alle beschrijvingen en voorbeelden uitgegaan van een standaard hoofdpremietermijn van één jaar.

Prolongatieafspraak

Certigo kijkt of de polis onder de algemene afspraak valt of wellicht onder een raamcontract valt met een specifieke periodeprolongatie afspraak. Een periodeprolongatie afspraak met datum één januari zorgt ervoor dat alle polissen die onder dat raamcontract vallen dezelfde hoofdpremievervaldatum krijgen.

Als de polis valt onder een dagprolongatie afspraak worden de vervaldata afgeleid van de ingangsdatum van de polis. In de meeste gevallen zal de eerstvolgende hoofdpremievervaldatum dan een jaar na de ingangsdatum liggen.

Betaaltermijn

ls de polis betaaltermijn jaar heeft dan zal de premievervaldatum altijd gelijk zijn aan de hoofdpremievervaldatum. Bij afwijkende betaaltermijnen berekent Certigo de premievervaldatum op basis van de hoofdvervaldatum. Bij periodeprolongatie met een hoofdvervaldatum van 1 januari zullen de maandnota’s ook altijd vervallen op de 1e van de maand. Bij ingang van een polis zal er altijd een verrekening plaatsvinden vanaf de ingangsdatum tot de 1e van de volgende maand.

Contractduur

De contractvervaldatum is ook altijd afgeleid van de hoofdvervaldatum. Bij een contractduur van 1 jaar zijn de contractsvervaldatum en hoofdpremievervaldatum altijd gelijk. Bij meerjarige contracten is de datum altijd gelijk, maar het jaartal niet. Hierbij een voorbeeld om dit toe te lichten.

Datum tot wanneer de portefeuille is geprolongeerd

Certigo houdt in een apart register bij tot welke datum een portefeuille is geprolongeerd. Naast één datum voor de portefeuille is het ook mogelijk dat raamcontracten eerder of later prolongeren binnen Certigo. Deze raamcontracten krijgen dan een eigen regel in het register waarin de datum staat tot hoever het raamcontract is geprolongeerd. De datum in dit register wordt onder andere gebruikt om bij nieuwe polissen te bepalen tot welke datum er premie in rekening gebracht moet worden. Ligt de ingangsdatum van een polis na de datum tot hoever de portefeuille is geprolongeerd dan spreken we van een toekomstpolis.

Eerste bepaling van vervaldata

Bij de opmaak van een nieuwe polis beslist het systeem welke vervaldatums een polis moet krijgen. Voor het bepalen van de juiste vervaldata heeft Certigo de volgende informatie nodig.

• Welke Prolongatieafspraak er van toepassing is

• Betaaltermijn van de polis.

• Contractduur van de polis

• Datum tot hoever de portefeuille al is geprolongeerd

In dit hoofdstuk is bij alle beschrijvingen en voorbeelden uitgegaan van een standaard hoofdpremietermijn van één jaar.

Prolongatieafspraak

Certigo kijkt of de polis onder de algemene afspraak valt (zie algemeen beheer, Prolongatiedatumafspraken) , of wellicht onder een raamcontract valt met een specifieke periodeprolongatie afspraak. Een periodeprolongatie afspraak met datum één januari zorgt ervoor dat alle polissen die onder dat raamcontract vallen dezelfde hoofdpremievervaldatum krijgen. In dit genoemde voorbeeld dan één januari.

Als de polis valt onder een dagprolongatie afspraak worden de vervaldata afgeleid van de ingangsdatum van de polis. In de meeste gevallen zal de eerstvolgende hoofdpremievervaldatum dan een jaar na de ingangsdatum liggen. Is de ingangsdatum 13-10-2021 dan is de hoofdpremievervaldatum 13-10-2022.

Betaaltermijn van de polis

Als de polis betaaltermijn jaar heeft dan zal de premievervaldatum altijd gelijk zijn aan de hoofdpremievervaldatum. Bij afwijkende betaaltermijnen berekent Certigo de premievervaldatum op basis van de hoofdvervaldatum. Bij periodeprolongatie met een hoofdvervaldatum van 1 januari zullen de maandnota’s ook altijd vervallen op de 1e van de maand. Bij ingang van een polis zal er altijd een verrekening plaatsvinden vanaf de ingangsdatum tot de 1e van de volgende maand.

Contractduur

De contractvervaldatum is ook altijd afgeleid van de hoofdvervaldatum. Bij een contractduur van 1 jaar zijn de contractsvervaldatum en hoofdpremievervaldatum altijd gelijk. Bij meerjarige contracten is de datum altijd gelijk, maar het jaartal niet. Hierbij een voorbeeld om dit toe te lichten.

Polis gaat in per 17-10-2021, en valt onder een periodeafspraak met vervaldatum 01-01.

Contractduur is 3 jaar.

Betaaltermijn is “per maand”

In deze gevallen worden de vervaldata als volgt bepaald.

• Hoofdpremievervaldatum = 01-01-2022

• Contractvervaldatum = 01-01-2024

• Premievervaldatum = 01-11-2021

Datum tot wanneer de portefeuille is geprolongeerd

Certigo houdt in een apart register bij tot welke datum een portefeuille is geprolongeerd. Naast één datum voor de portefeuille is het ook mogelijk dat raamcontracten eerder of later prolongeren binnen Certigo. Deze raamcontracten krijgen dan een eigen regel in het register waarin de datum staat tot hoever het raamcontract is geprolongeerd. De datum in dit register wordt onder andere gebruikt om bij nieuwe polissen te bepalen toe welke datum er premie in rekening gebracht moet worden. Ligt de ingangsdatum van een polis na de datum tot hoever de portefeuille is geprolongeerd dan spreken we van een toekomstpolis.

Voorbeeld1:

In een register staat dat de portefeuille is geprolongeerd tot 01-11-2021

Er wordt een nieuwe polis geregistreerd met een ingangsdatum van 26-9-2021, betaaltermijn per maand en op dagprolongatie afspraak. Contractduur is 1 jaar. Het systeem gaat met deze gegevens de vervaldatums bepalen.

Hoofdpremievervaldatum = 26-09-2022

Contractvervaldatum = 26-09-2022

Premievervaldatum = 26-11-2021.

Er wordt bij opmaak premie in rekening gebracht van 26-09 tot 26-11.

Niet tot 26-10 omdat alle polissen met een premievervaldatum tot 01-11-2021 al geprolongeerd zijn. Daarom betaalt de klant meteen voor 2 maanden. De polis zal als de prolongatie van november draait dan gewoon netjes mee kunnen prolongeren met de rest van de portefeuille.

Voorbeeld 2:

In een register staat dat de portefeuille is geprolongeerd tot 01-11-2021

Er wordt een nieuwe polis geregistreerd met een ingangsdatum van 05-11-2021, betaaltermijn per maand en op dagprolongatie afspraak. Contractduur is 1 jaar. Het systeem gaat met deze gegevens de vervaldatums bepalen.

Hoofdpremievervaldatum = 05-11-2021

Contractvervaldatum = 05-11-2021

Premievervaldatum = 05-11-2021

Er wordt bij opmaak geen premie in rekening gebracht. Deze polis wordt behandeld als toekomstpolis. In de prolongatie van november zal deze polis meegenomen worden en zal de eerste maand premie in rekening worden gebracht.

Ook bij bepaalde wijzigingen waarbij de premievervaldag opnieuw bepaald moet worden wordt gebruik gemaakt van dit “prolongatie-verwerkt-tot” register. Bijvoorbeeld bij een wijziging van de betaaltermijn of een opschorting ongedaan maken.

Prolongeren in Certigo

Prolongaties vinden in Certigo plaats door middel van jobs. De beheerders hebben uitgebreide mogelijkheden om deze te personaliseren.

Selectie van polissen

Er kan geselecteerd worden per job welke polissen wel en niet moeten prolongeren; op basis van administratief bedrijf, raamcontracten en de datumselectie.

Hiermee kunnen delen van de portefeuille en/of voor tussenpersonen op aparte momenten geprolongeerd worden.

Ook kan aangegeven worden per job welke verwerkingsregels tijdens de prolongatie wel of niet van toepassing zijn: bijvoorbeeld royeren niet laten uitvoeren.

De datumselectie, begin- en einddatum van de prolongatie, stuurt welke polissen in aanmerking komen voor welk type prolongatie. Dit wordt automatisch door de prolongatie job bepaald op basis van de op de polis aanwezige vervaldata voor elk type prolongatie.

Proefprolongatie

Er wordt eerst een proefprolongatie uitgevoerd, waarbij er nog geen wijzigingen in de polis aangebracht worden. Hier wordt een rapportage over aangeleverd waarmee beoordeeld kan worden of de werkelijke prolongatie gestart kan worden, of dat er eerst nog voorafgaande mutaties aan bepaalde polissen of productvarianten doorgevoerd moeten worden.

Prolongatie resultaat

De beheerders monitoren de prolongatie en kunnen de status van de job log inzien. Eventueel uitgevallen items worden met vermelding van de reden getoond.

Achterstallige polissen

Er zijn een aantal situaties waardoor actieve polissen niet gelijk lopen in de prolongatie met de rest van de portefeuille waar de polis bij hoort. In dit hoofdstuk beschrijven we de situaties waarbij achterstand kan ontstaan. Ook staan er voorbeelden hoe deze situaties opgelost kunnen worden.

Situaties waarbij polissen achter lopen met prolongeren.

Blokkeren / Deblokkeren:

Een geblokkeerde polis wordt niet meegenomen in de prolongatie. Bij het deblokkeren worden de premieprolongaties bijgewerkt. Als er echter tussen het blokkeren en deblokkeren de hoofdpremievervaldag is gepasseerd dan wordt er bij deblokkeren slechts premie gerekend tot de hoofdpremievervaldag. Polissen waarbij dit gebeurt zullen met een aparte prolongatiejob bijgewerkt moeten worden.

Beëindigen / In kracht herstellen:

Ook bij het in kracht herstellen kan het systeem alleen maar premieprolongaties in rekening brengen en zal dus nooit verder rekenen dan de hoofdpremievervaldag. Het bijwerken hiervan gaat op dezelfde manier als polissen die geblokkeerd zijn geweest.

Openstaande mutaties tijdens prolongatie

Een hoofdpremie- of contractsprolongatie kan niet plaatsvinden als er nog mutaties of businessprocessen op een polis open staan. Dit kan voorkomen in de volgende situaties:

• Op een polis staat een verzoek in polisacceptatie.

• Op een polis staat een TWK scenario te wachten op afhandeling.

• Op een polis is een mutatie tijdelijk opgeslagen.

• Op een polis staat een fiatteringsverzoek voor (de)blokkeren.

Deze polissen zullen in de prolongatie uitvallen en eerst verwerkt moeten worden voordat de prolongatie plaats kan vinden. Om deze situaties zoveel mogelijk te voorkomen is het altijd raadzaam om eerst een proefprolongatie te draaien en de polissen waarbij één van bovenstaande situaties zich voordoet voor het draaien van de definitieve prolongatie te behandelen.

Afgekeurde polissen in de prolongatie

Het is mogelijk dat polissen uitvallen in de prolongatie. De uitgevallen polissen kunnen via het beheer van de job ingezien worden. Als de fout veroorzaakt is door een fout in de polis kan de polis aangepast worden en opnieuw geprolongeerd. Om deze situaties te voorkomen is het altijd raadzaam om eerst een proefprolongatie te draaien, vervolgens afgekeurde polissen aan te passen en dan definitief te prolongeren.

Achterstand wegwerken met prolongatie job

Polissen die achterlopen kunnen met een aparte job bijgewerkt worden. Deze job kan bijvoorbeeld draaien nadat de gewone prolongatie is afgerond. Ook kan ervoor gekozen worden om deze job dagelijks te draaien om de in kracht herstelde en polissen en polissen die gedeblokkeerd zijn op dezelfde dag bij te werken. Een combinatie van beide oplossingen is uiteraard ook mogelijk.

Dagelijkse prolongatie job voor achterstallige polissen

Deze oplossing bevelen we aan om polissen die in kracht zijn hersteld of gedeblokkeerd bij te prolongeren zodat ze weer gelijk lopen met de rest van de portefeuille.

Door dagelijks te zorgen dat deze polissen bijprolongeren hoeft er in de maandelijkse prolongatie geen rekening meer gehouden te worden met deze posten. Wel moet er in de dagelijkse hersteljob rekening gehouden worden met eventuele achterlopende of verder geprolongeerde raamcontracten. Als die situatie zich voordoet moeten er meerdere hersteljobs gedraaid worden met verschillende parametersets.

Voorbeeld: Stel dat de portefeuille is geprolongeerd tot 01-12-2021. Dagelijks wil je achterlopende polissen bijwerken. We maken dan een parameterset aan die alle polissen met een vervaldatum tot 01-12-2021 oppakt. Dit resulteert dan nooit in een wijziging in het register, alle polissen die wel bij zijn die hebben vervaldagen op of na 01-12-2021.

Belangrijk hierin is dat er geen begindatum wordt opgegeven. De parameterset selecteert dan alle polissen met een datum voor 01-12 Deze datum kan namelijk ook nog in oktober of september liggen.

Hierbij moet wel rekening gehouden worden met uitzonderingen voor raamcontracten. Als deze afwijken, dan moeten daar in de herstel parameterset ook rekening mee gehouden worden.

Herstel job voor maandelijkse prolongatie

Het is ook mogelijk om de herstelactie zoals beschreven in de vorige paragraaf slechts 1x per maand uit te voeren. Dit is een keuze van de maatschappij. Het is dan noodzakelijk om voordat bijvoorbeeld alle polissen met een vervaldatum in december worden geprolongeerd er eerst een job draait die de achterstallige polissen met datums tot 1 december geprolongeerd worden.

Nadat die job succesvol is afgerond kan de gewenste prolongatie draaien. De herstelde polissen zullen hierin dan ook meegenomen worden.

Afgekeurde polissen opnieuw prolongeren

Als er in een job polissen worden afgekeurd dan zal eerst de oorzaak van afkeuren onderzocht moeten worden. Als de oorzaak een fout in de polis is dan moet de polis eerst aangepast worden. Daarna kan dezelfde parameterset opnieuw gebruikt worden om afgekeurde polissen opnieuw te prolongeren.

Deze situatie kan deels voorkomen worden door gebruik te maken van de functie “proefprolongatie”

Andere jobs na prolongatie

Nadat polissen zijn geprolongeerd moeten er nog andere jobs draaien om de prolongatie volledig af te handelen. De belangrijkste jobs zijn de job Output en de job Boeking.

Output

Bij herstelacties is het niet gewenst om meerdere keren dezelfde output te sturen. In de output job zit een ontdubbelingsmechanisme om dubbele output te voorkomen. Dit mechanisme zorgt ervoor dat voor dezelfde polis niet tweemaal per dag hetzelfde output type wordt afgegeven. Voor beide oplossingsrichtingen geldt daardoor dat er altijd maar 1x output wordt aangemaakt. Voor bijvoorbeeld een polisblad geldt dan dat het laatste polisblad wordt aangemaakt.

Boeking

De herstelactie en de normale prolongatie resulteren allebei in een premienota. In de boekingsjob zit geen ontdubbeling. De premienota’s worden dus allebei geboekt. Dit kan betekenen dat bij meerdere handelingen op één dag dit kan leiden tot meerdere nota’s.

Naverrekenen

Polissen met bijv. deelnemende objecten of omzetcijfers kunnen een premieberekening cyclus gebruiken waarbij een voorschot in rekening wordt gebracht. Kenmerk is dat na verloop van tijd (achteraf) duidelijk wordt welke omvang in euro (loonsom, omzet) of aantallen deelnemers het verzekerde risico heeft. Dit heet de naverrekeningsgrondslag. Certigo ondersteunt het proces om de verzekeringsnemers te benaderen om de hoogte van de actuele naverrekeningsgrondslag aan te leveren. Die aanlevering kan via een portaaldialoog of door invoer van een medewerker. Op basis van de aangeleverde waarde wordt de overeengekomen premie - zoals in de polis is vastgelegd - in rekening gebracht middels een suppletie of restitutie. Naverrekenen vindt plaats buiten het prolongatie proces om. Naar aanleiding van de naverrekening zal er geen wijziging aan het contract plaats vinden.