Offerte en nieuwsluiten

Offertebeheer

Nieuwe offerte

Nieuwe offertes kunnen, afhankelijk van de productvariant, worden aangemaakt in een tussenpersonenportaal door de tussenpersoon en altijd in de backoffice door acceptanten.

Er kunnen meerdere offertevarianten voor een offerteaanvraag worden opgemaakt. Bij acceptatie van een offertevariant worden de overige varianten automatisch geannuleerd.

Een opgevoerde offerte wordt door het systeem geaccepteerd. Alle - voor de offerte - relevante acceptatievalidaties zijn met goed gevolg doorlopen. De acceptatie kan automatisch worden uitgevoerd en uitval handmatig door acceptanten beoordeeld en uitgevoerd.

Vooraf betalen

Voor productvarianten kan bepaald zijn dat vooraf betalen, voordat de dekking in gaat, een vereiste is. Na ontvangst van het signaal uit financiën dat de aanvangspremie is voldaan wordt de ingangsdatum van de dekking op de ontvangstdatum van de betaling gezet.

Kortingscode

Tijdens de opmaak van een offerte kan een kortingscode worden ingegeven. De kortingscode wordt gevalideerd en het corresponderende kortingsbedrag wordt als commerciële korting op de polisaanvraag opgevoerd.

Offerte op bestaande polis

Binnen polisbeheer is het ook mogelijk om een offerte op een bestaande polis te maken. Nadat de klant heeft aangegeven van de offerte gebruik te willen maken, wordt de offerte, net als bij een reguliere offerte, omgezet in een polisaanvraag.

Een polisaanvraag vanuit een offerte op basis van een bestaande polis vraagt om een extra controle. Als de polis wijzigt voordat de offerte door de klant is aanvaard, moet de offerte handmatig verwerkt worden zodat met de nieuwe versie rekening gehouden wordt. De offerte moet nu als een ‘normale’ polismutatie op de nieuwe polis verwerkt worden. Op deze manier wordt de polis in overeenstemming gebracht met de wensen van de klant.

In het schermonderdeel Bijbehorende aanvragen wordt aangegeven dat er een offerte op de lopende polis is uitgegeven.

Wijzigen offerte

Een tussenpersoon kan wijzigingen in een, door hem zelf opgevoerde, offerte aanbrengen.

Acceptanten kunnen wijzigingen doorvoeren in door henzelf opgevoerde én door tussenpersonen opgevoerde offertes.

Polisaanvraag

Nieuwe polisaanvraag

Een nieuwe aanvraag kan, afhankelijk van de productvariant, direct opgemaakt worden in het tussenpersonenportaal en/of door de acceptanten in de backoffice.

Een offerte kan worden doorgezet als een polisaanvraag; zonder opnieuw de gegevens te hoeven invoeren.

Nieuw contract opvoeren

Contract

In eerste instantie worden de contractgegevens getoond; soms ook wel mantel of pakket genoemd.

Het basisinvoerscherm is opgedeeld in de volgende onderdelen:

• Gegevens nieuwsluiting

• Aanvraaggegevens

• Gegevens van de verzekeringnemer

• Tussenpersoongegevens

• Collectiviteitsgegevens

• Basis contractgegevens

• Overzicht voorwaarden

• Keuze productvariant

• Pakketkorting

De onderdelen zullen hieronder kort worden toegelicht.

Gegevens nieuwsluiting

Dit onderdeel toont de reden van nieuwsluiting. Daarnaast is een opmerkingenveld aanwezig, waarin een eventuele notitie kan worden gemaakt.

Aanvraaggegevens

Dit onderdeel toont de ingangsdatum van de polis en gegevens die op de aanvraag worden bewaard. Hier kan worden worden gekozen om bijvoorbeeld geen poliskosten en/of geen output te versturen.

Verzekeringnemersgegevens

In dit onderdeel worden de persoonsgegevens van de verzekeringnemer weergegeven. Bekende verzekeringsnemers zijn opgeslagen in Certigo Relaties, een bestand dat ook gevoed en gesynchroniseerd kan worden met en door een extern CRM systeem.

Door middel van de link zoeken kan na het invullen van detailgegevens worden gezocht naar een in het interne of externe relatiebeheersysteem aanwezige relatie.

Door middel van de link wissen kan een geselecteerde relatie weer worden verwijderd, waarna een nieuwe relatie kan worden gekoppeld. Alleen de koppeling tussen de relatie en de polis(aanvraag) wordt verbroken indien het een bestaande relatie betreft, de relatie zelf wordt hiermee dus niet verwijderd.

Mocht blijken bij het selecteren van de relatie dat zijn/haar gegevens niet meer kloppen kan er ook worden gekozen voor de link wijzigen. Daarmee kan de relatie direct in Certigo worden gewijzigd en de wijziging zal direct verwerkt worden in het extern CRM systeem.

Er is een Ja/Nee switch om aan te geven of de verzekeringnemer de premie van de polis zelf betaalt of dat een andere relatie de betaling voor zijn rekening neemt.

Tussenpersoongegevens

In dit onderdeel worden de contactgegevens van de tussenpersoon vastgelegd. Ook dit onderdeel kan worden gebruikt in combinatie met de eigen CRM-module van Certigo of een extern CRM-systeem.

Door middel van de link zoeken kan na het invullen van detailgegevens worden gezocht naar een in het relatiebeheersysteem aanwezige relatie.

Door middel van de link wissen kan de koppeling met een geselecteerde tussenpersoon weer worden verwijderd, waarna een nieuwe tussenpersoon kan worden gekoppeld.

Mocht er een tussenpersoon geselecteerd zijn die een rol Serviceprovider vervult, dan kan met hier eventueel de naam en nummer van het subkantoor invullen. Deze gegevens kunnen later bij de correspondentie weer gebruikt worden om deze gerichter te versturen.

Geen tussenpersoon

Indien de verzekeringsadministratie wordt gevoerd zonder tussenpersonen (directe distributie), dan zal er een tussenpersoon automatisch ingevoerd worden door Certigo.

Raamcontractgegevens

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om een eerder gedefinieerde collectiviteit / besloten raamcontract te kiezen bij de polis. Besloten raamcontracten hebben altijd betrekking op de gehele (pakket)polis.

Voor het vastleggen van afwijkende collectiviteiten voor verschillende producten binnen een pakket zijn de open raamcontracten beschikbaar. Deze worden op / productniveau (componentniveau) geselecteerd.

Door middel van de link zoeken kan na het invullen van detailgegevens worden gezocht naar een in het systeem aanwezige collectiviteit / besloten raamcontract.

Door middel van de link wissen kan de geselecteerde collectiviteit weer worden verwijderd, waarna een nieuwe collectiviteit kan worden gekoppeld. Alleen de koppeling tussen de collectiviteit en de polis(aanvraag) wordt verwijderd.

Basis contractgegevens

In dit onderdeel worden de basisgegevens voor het contract vastgelegd. Tevens wordt een overzicht gegeven van de totale premiebedragen voor het contract. Initieel zullen die op 0 staan. Basisgegevens die vastgelegd worden zijn o.a.:

Ingangsdatum versie: De datum waarop deze versie van de polis zal ingaan.

Type contract: Het soort contract aflopend of doorlopend, wat wordt afgesloten. Dit veld is een keuzelijst.

Incassowijze: Het soort incasso in de vorm van een keuzelijst.

Bankrekeningnummer: Het rekeningnummer. Dit veld moet verplicht ingevuld worden wanneer er sprake is van automatische incasso. Indien de verzekeringnemer of de afwijkende premiebetaler een rekeningnummer heeft, zal deze worden overgenomen. Ook een mandaatnummer en een tekendatum zullen dan gevuld moeten zijn.

Betalingstermijn: In de vorm van een keuzelijst.

Contractduur (in maanden): In de vorm van een keuzelijst.

Prolongatiemoment (dd-MM): Een afwijkend prolongatiemoment. Dit biedt, in combinatie met een dagprolongatie de mogelijkheid om van het automatisch bepaalde prolongatiemoment af te wijken.

Overzicht voorwaarden

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om extra voorwaarden aan de polis toe te voegen. Naast het handmatig toevoegen van voorwaarden is het ook mogelijk om automatisch voorwaarden te koppelen.

Keuze productvariant

Met behulp van de keuzelijst ‘Productvarianten’ kunnen productvarianten aan het pakket of de mantel worden toegevoegd. Getoond worden geldige productvarianten die binnen de module ‘Instellingen – Productvarianten’ zijn vastgelegd. Na het selecteren zal de knop ‘Toevoegen’ actief worden. Klik op Toevoegen om het product daadwerkelijk binnen de polis vast te leggen. Op dat moment wordt het mogelijk om de productdetails verder vast te leggen, mits de contractgegevens correct gevalideerd zijn.

Pakketkorting

De hoogte van het pakketkortingspercentage is afhankelijk van het pakket.

De pakketkorting wordt alleen toegepast bij een pakket met 2 of meerdere ACTIEVE polissen. De pakketkorting komt dus te vervallen voor beide polissen als er in een pakket van 2 actieve polissen één van de twee wordt beëindigd.

Vastleggen product

Na het vastleggen van de basiscontractgegevens en het kiezen van een productvariant (polis) zal het overzichtsscherm voor het invoeren van een polis worden getoond. Het component zelf zal, samen met eventuele standaarddekkingen, worden getoond in de navigatiestructuur aan de linkerzijde van het scherm. Vaak zal het component in rood worden getoond omdat het nog niet volledig is en daarom (nog) niet aan de validatie-eisen voldoet.

Het scherm bestaat uit de volgende onderdelen:

• Gegevens nieuwsluiting

• Aanvraaggevens

• Product

• Polisgegevens

• Overzicht clausules en voorwaarden

De onderdelen zullen hieronder kort worden toegelicht:

Gegevens nieuwsluiting

Dit onderdeel toont de reden van nieuwsluiting. Daarnaast is een opmerkingenveld aanwezig, waarin een eventuele notitie kan worden gemaakt.

Product

Aan commerciële productvarianten wordt bij het vastleggen een versienummer toegewezen. De vorige versies blijven opvraagbaar, de volledige versiehistorie van een commerciële productvariant wordt dus bewaard. Normaal gesproken zal de laatst vastgelegde versie de actuele versie zijn. Deze wordt bij het aanmaken van een nieuwe polis automatisch geselecteerd. Het is echter mogelijk om een uitloopperiode voor een versie van commerciële productvarianten in te bouwen. Hiermee zorg je ervoor dat een offerte, die afgegeven is op de oude productvariant, niet bij het doorzetten naar een polisaanvraag opeens over gezet wordt naar de nieuwe productvariant.

Door middel van de link wijzigen afspraak kan een afwijkende productafspraak, een afwijkende versie van de productvariant of een combinatie hiervan worden gekozen.

De productvarianten die achter de actie link ‘Wijzigen afspraak’ vermeld zijn betreffen die varianten die qua uitloopdatum binnen de huidige periode vallen. Getoond worden de varianten die zijn gebaseerd op hetzelfde practiceproduct. Dit heeft tot gevolg dan binnen ‘Wijzigen afspraak’ ALLE op dat moment geldige productversies worden getoond en niet alleen de geldige versies van de productvariant.

Een voorbeeld:

• Productversie 1 eindigt op 31 januari.

• Productversie 2 begint op 1 februari, met een uitloopdatum op 1 april.

• Productversie 3 begint op 1 maart en is op het moment van gebruik de actuele versie.

Normaal gesproken zou bij het aanmaken op 12 maart productversie 3 automatisch worden geselecteerd, want dat is de actuele versie.

Omdat productversie 2 een uitloop tot 1 april heeft, is deze echter ook nog beschikbaar. Via de link ‘Wijzigen commercieel product’ kan daarom worden gekozen uit productversie 2 en productversie 3. Productversie 1 is niet te kiezen omdat deze per 31 januari is vervallen en geen uitloopdatum heeft.

LET OP: Het instellen van de uitloopdatum van de vorige productversie is mogelijk bij het definitief maken van de meest actuele productversie. Het is niet mogelijk om alsnog een uitloopdatum vast te leggen bij een vorig product als de actuele versie al is vastgelegd.

De release identificatie geeft aan welke versie van een commerciële productvariant is geselecteerd. Dit biedt een visuele ondersteuning aan de gebruiker, zodat in één oogopslag duidelijk is of de correcte versie is geselecteerd.

Polisgegevens

Dit onderdeel toont algemene informatie over het getoonde component, met daarnaast de premiegegevens voor dit component.

Overzicht clausules en voorwaarden

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om extra (standaard) clausules en voorwaarden aan de polis toe te voegen. Naast het handmatig toevoegen van clausules die zijn gedefinieerd in het commerciële product en voorwaarden is het ook mogelijk om automatisch clausules en voorwaarden te koppelen aan een commerciële productvariant, of onderdelen daarvan (verzekerde objecten en dekkingen binnen die objecten). Verder is het mogelijk om clausules en voorwaarden te koppelen aan hand van vooraf vastgelegde business rules.

Toon afwijkingen

Op de polis is in te zien wat de afwijkingen zijn tussen de polis, de gekozen productvariant en eventueel aanwezige productafspraak.

Verzekerd object

Binnen het onderdeel ‘Commercieel product’ is het tevens mogelijk om een verzekerd object te selecteren wat binnen de commerciële productvariant is gedefinieerd. Na het selecteren van een verzekerd object zal de button ‘Toevoegen’ worden geactiveerd. Door de button ‘Toevoegen’ te kiezen zal het verzekerd object aan het component worden toegevoegd, het zal in de navigatiestructuur aan de linkerzijde van het scherm worden getoond. Omdat bij het toevoegen al validatieregels worden toegepast, zal het toegevoegde verzekerd object meestal een rode kleur in de navigatiestructuur krijgen.

Vastleggen object

Het scherm bestaat uit de volgende onderdelen:

• Gegevens nieuwsluiting

• Aanvraaggegevens

• Verzekerd Objectgegevens

• Overzicht clausules

• Dekkingen

De onderdelen zullen hieronder kort worden toegelicht:

Gegevens nieuwsluiting

Dit onderdeel toont de reden van nieuwsluiting. Het is mogelijk om meerdere redenen te definiëren, standaard is de reden ‘Nieuwsluiten algemeen’ ingesteld. Daarnaast is een opmerkingenveld aanwezig, waarin een eventuele notitie kan worden gemaakt.

Verzekerd Objectgegevens

Afhankelijk van het gekozen verzekerd object is het mogelijk om hier extra informatie met betrekking tot dat object vast te leggen, bijvoorbeeld of het een persoons- of een gezinsverzekering betreft.

Overzicht clausules

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om extra (standaard) clausules aan het object toe te voegen. Naast het handmatig toevoegen van clausules die zijn gedefinieerd in het commerciële product is het ook mogelijk om automatisch clausules te koppelen aan een commerciële productvariant, of onderdelen daarvan (verzekerde objecten en dekkingen binnen die objecten). Verder is het mogelijk om clausules te koppelen aan hand van vooraf vastgelegde business rules.

Na het selecteren van een commerciële productvariant en het toevoegen van een verzekerd object is het mogelijk om één of meerdere dekkingsvormen te selecteren. De aard van de dekkingsvorm(en) en het aantal is afhankelijk van de definitie van het commerciële product binnen de Certigo Definition Manager en de Commerciële Productvarianten onder Algemeen Beheer.

Dekkingen

In dit onderdeel wordt een overzicht van mogelijke dekkingsvormen getoond, in de vorm van één of meerdere aanvinkvelden. Het is mogelijk om meerdere dekkingsvormen tegelijkertijd te selecteren door ze aan te vinken. Na het aanvinken van een keuze zal de knop ‘Toevoegen’ worden geactiveerd. Door de button ‘Toevoegen’ te kiezen zullen de dekkingen aan het component worden toegevoegd, dit zal in de navigatiestructuur aan de linkerzijde van het scherm worden getoond. Omdat bij het toevoegen al validatieregels worden toegepast, zullen de toegevoegde dekkingen meestal een rode kleur in de navigatiestructuur krijgen.

Dekkingen

Na het selecteren van een dekkingsvorm is het mogelijk om onder die dekkingsvorm detailgegevens verder vast te leggen.

Het scherm bestaat uit de volgende onderdelen:

• Gegevens nieuwsluiting

• Aanvraaggegevens

• Verzekeraar gegevens

• Dekking basisgegevens

• Dekking detailgegevens

• Overzicht clausules

De onderdelen zullen hieronder kort worden toegelicht:

Gegevens nieuwsluiting

Dit onderdeel toont de reden van nieuwsluiting. Het is mogelijk om meerdere redenen te definiëren, standaard is de reden ‘Nieuwsluiten algemeen’ ingesteld. Daarnaast is een opmerkingenveld aanwezig, waarin een eventuele notitie kan worden gemaakt.

Dekking basisgegevens

Afhankelijk van het gekozen verzekerd object en de dekkingsvorm is het mogelijk om hier extra informatie met betrekking tot de dekkingsvorm vast te leggen.

Dekking detailgegevens

In dit onderdeel worden vooral de financiële aspecten van de betreffende dekking vastgelegd. Ook hier is de detailinformatie afhankelijk van het soort product en het soort dekking.

De premiebepalende factoren zijn hier inzichtelijk.

Kosten

Kosten worden per productvariant bepaald. Dit betreft kosten voor nieuwsluiten, prolongeren en andere processen. Kosten worden NIET doorbelast bij een wijziging waarbij geen premiegevolgen zijn. Bij opschorten of herstellen opschorten wordt op pakketniveau een mutatie aangegeven waardoor er kosten in rekening worden gebracht. Bij een object wijziging, waarbij een nieuwe versie van het de productvariant wordt toegepast, worden de nieuwsluitkosten doorbelast. Indien de polis onderdeel is van een pakket met meerdere ACTIEVE polissen worden de kosten bepaald door het pakket.

Overzicht clausules

Dit onderdeel biedt de mogelijkheid om extra (standaard) clausules aan de dekking toe te voegen. Naast het handmatig toevoegen van clausules die zijn gedefinieerd in het commerciële product is het ook mogelijk om automatisch clausules te koppelen aan een commerciële productvariant, of onderdelen daarvan (verzekerde objecten en dekkingen binnen die objecten). Verder is het mogelijk om clausules te koppelen aan hand van vooraf vastgelegde business rules.

Wijzigen polisaanvraag

Polisaanvragen kunnen worden gewijzigd door tussenpersonen en acceptanten. De acceptatie- en validatieregels zullen opnieuw worden uitgevoerd.